Manual de funciones Auxiliar Higienista

Creado: 7 de septiembre del 2010

Modificado: 30 de Julio del 2011

26 de octubre de 2011

01 de marzo de 2012

18 de mayo de 2012

10 de agosto de 2012

20 de enero del 2016

13 de junio del 2017

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Todo el personal Dentro del esquema de labores en ImplanDent, es eje fundamental del funcionamiento de la clínica, debido a que el contacto con el paciente es amplio y de este contacto depende la primera impresión que los pacientes tengan de nuestro servicio, ya que, al ingresar un usuario a la clínica, o al solicitar una cita telefónica la auxiliar es la primera persona con quien tendrá contacto.

En resumen, sobre la auxiliar recae la atención y buen servicio inicial que reciben tanto pacientes reales como potenciales; permitiendo así ofrecer servicios de alta calidad.

Para describir de manera eficiente las funciones del cargo estas se han dividido en diferentes módulos:

PROHIBICIONES

1. Está prohibido el uso de celulares, tabletas, gamepad o dispositivos similares, en consecuencia, está prohibido la recepción o realización de llamadas de índole personal, el uso de redes sociales, el uso de chat o videochat y la navegación en internet en general.

2. Está prohibido usar el tiempo durante la jornada laboral para actividades diferentes a las estipuladas en su contrato.

3. Está prohibido dejar un paciente solo durante el tiempo que se encuentre en el consultorio, si debe ausentase, deberá solicitar a otra persona que ocupe su lugar.

4. Está prohibido el uso de los sistemas de entretenimiento de la clínica con fines recreativos del personal en horas de trabajo, ello implica que está prohibido ver televisión, navegar en internet, ver películas o escuchar música, diferente a la autorizada por el doctor, y a volúmenes por encima de lo normal.

5. Está prohibido negar citas a los pacientes nuevos.

6. Se prohíbe salir o ingresar de la jornada laboral con el uniforme.

7. Se prohíbe dejar la recepción sola en algún momento; de ser necesario ausentarse alguien más debe ocupar este lugar.

8. Está prohibido el uso de piercing de cualquier tipo o accesorios en nariz, cejas, labios, etc.

9.  

DEBERES

1. La llegada de empleado debe realizarse con suficiente anticipación, con el fin que la jornada laboral empiece a la hora establecida.

2.  Asignar cita a todo paciente que lo requiera, asignándole tiempo suficiente para que se pueda atender adecuadamente, de igual manera que el día y la hora garanticen que la atención se pueda realizar de manera adecuada (que los trabajos de laboratorio estén disponibles, que los implantes estén disponibles, etc.)

3. El empleado está en la obligación de NO revelar, divulgar o facilitar a ninguna persona pública o privada, los secretos profesionales relacionados con captación de pacientes, atención, procesos o procedimientos odontológicos y/o de bioseguridad, software, materiales o insumos.  De igual manera NO utilizar para su propio beneficio o para beneficio de cualquier otra persona pública o privada, toda la información relacionada con el ejercicio de sus funciones, así como también las políticas y/o cualquier otra información vinculada con sus funciones.

4. Velar por el buen uso de los sistemas de entretenimiento de la clínica reportando tanto las novedades de manera inmediata (daños o disfuncionalidades) como también reportando el uso indebido de ellos por pacientes y miembros del personal.

5. Asignar cita a todo paciente que la solicite, direccionando hora y fecha lo más adecuadamente posible en agenda.

6. Realizar y recibir llamadas telefónicas tanto de la clínica como del celular del Dr. Quintero

7. Registrar cada vez que se realice aseo, higiene o desinfección de un consultorio en el Registro diario

FALTAS GRAVES

1. Realizar inadecuados procesos de limpieza, desinfección y esterilización inadecuados, y que debido a esto encuentren restos de materiales odontológicos o tejidos biológicos en instrumental marcado como estéril o seguro, poniendo en riesgo la salud del paciente y en entredicho el prestigio y buen nombre del Dr. Quintero y la clínica.

2. El uso de sistemas de entretenimiento con fines diferentes a los establecidos durante las jornadas laborales.

3. Uso de infraestructura, medios y recursos de la clínica con fines recreativos que atenten contra la buena moral y costumbres de la clínica (ej. Relaciones sexuales dentro de la clínica, uso de internet para Pornografía, sitios de citas desnudos etc.)

4. Falsificar, inventar o duplicar citas con el ánimo de entorpecer la fluidez de la agenda y ocupar espacios con citas fantasmas para evitar que los pacientes verdaderos asistan a una hora estipulada.

5. Cancelar o aplazar citas de los pacientes de manera arbitraria sin una justificación valida.

6. No portar el uniforme durante la jornada laboral.

7. Portar el uniforme por fuera de la jornada laboral.

8. Consumir bebidas alcohólicas o sustancias estupefacientes durante la jornada laboral o previa a esta, indicando que estará bajo sus efectos (intoxicado o con “Guayabo”)

9. Abandonar la recepción sin dejar alguien a cargo.

10. Abandonar el cargo sin justa causa.

11. Ocultar correspondencia de cualquier tipo.

12. No Registrar cada vez que se realice aseo, higiene o desinfección de un consultorio en el Registro diario

13.  

OBLIGACIONES

1.Aseo de la clínica:

Labor que se realiza una vez al día todos los días como primera actividad de la jornada. Existen dos modalidades: la primera en que se realiza compartida y equitativamente entre todo el personal de la clínica para la cual se dispone de media hora; la segunda donde de esta labor se encarga una única persona para lo cual se dispone de una hora.

Estas labores comprenden:

• Barrido de toda la clínica.

• Trapeado de toda la clínica.

• Limpieza del polvo de todas las superficies de la clínica.

• Sacar la basura de todas las canecas.

Las labores de aseo de la clínica también son catalogadas como parte de “Limpieza de consultrorio” (otra de las obligaciones) lo que significa que debe ser anotada en el registro diario, las horas exactas en que se realiza la limpieza y desinfección

2.Acompañar a los pacientes durante el ingreso y salida de consultorios:

Cada vez que se necesite entrar a trabajar clínicamente con un paciente se deberá velar por acompañar al paciente y dirigirlo durante el proceso, además de proveerle de los insumos necesarios para la correcta atención y comodidad del mismo.

• Durante el ingreso se indicará de manera clara al paciente hacia qué consultorio se dirigirá, como también cual es el camino a seguir, se invitará a sentarse y se le ofrecerá ayuda con los elementos que acompañen al paciente; se colocará babero y gafas protectoras (si usa gafas formuladas no es necesario cambiarlas), se entregará servilleta y se procederá a acomodar la unidad en posición de trabajo (a 45 grados para maxilar inferior y totalmente acostado para maxilar superior).

• Durante la salida del paciente se le indicará que espere hasta que la unidad esté en posición adecuada para que baje de ella, se le recibirá todos los elementos que tenga de la consulta (servilletas, espejo, gafas, baberos, etc.) y solo entonces se invitará a ponerse de pie; Es importante estar de frente al paciente durante este instante con el fin de prevenir que el paciente pierda el equilibrio durante este movimiento y se caiga o se golpee. Luego de esto se entregan los elementos personales del paciente y se invitará a seguir al lugar designado (sala de espera u oficina).

Es importante recordar dar cita a todo paciente que salga de consulta conservando los estándares que se han determinado para tal fin.

3.Atender clínicamente a los pacientes:

En los casos que lo amerite y bajo la supervisión y autorización del Dr. Héctor Andrés Quintero se realizará:

• Detartaje y alisado radicular instrumentado o con pieza ultrasónica.

• Profilaxis.

• Terapia de limpieza abrasiva con ProfiJet.

• Retirar temporales.

• Cementación de temporales.

• Toma de impresión en alginato o silicona.

• Construcción de odontograma.

• Toma de fotografías intaorales y extraorales.

• Colocación de cementos temporales en silicona, fosfatos y eugenolatos.

4.Instrumentar durante los procedimientos clínicos:

Después de una adecuada selección del consultorio de acuerdo al procedimiento que se realizará, se alistarán los materiales e insumos necesarios para la consulta de acuerdo a los protocolos de procedimiento. Es absolutamente obligatorio que al iniciar consulta se cuente mínimo con: Guantes para el Doctor, tapaboca para el Doctor, Visor para el Doctor, Babero para el paciente, Gafas para el paciente.

Quien esté instrumentado debe contar con todas las barreras biológicas necesarias para la atención

5.Instrumentar durante los procedimientos Quirúrgicos:

Para tal fin solo se usará el consultorio 3 y este deberá estar listo para el inicio de la cirugía contando con absolutamente todos los insumos e instrumentos. También deberá estar instalado y probados los equipos para cirugía. Es absolutamente obligatorio que al iniciar consulta se cuente mínimo con: Guantes para el Doctor de trabajo y estériles, tapaboca para el Doctor, Visor para el Doctor, Bata quirúrgica para el Doctor, Babero para el paciente, Campo quirúrgico para el paciente, Gafas para el paciente.

Quien esté instrumentado debe contar con todas las barreras biológicas necesarias para la atención

6.Limpieza de consultorio:

Terminada la labor de clínica en cada consulta se dispondrá de un tiempo para el alistamiento del consultorio el cual es de 7 minutos (si es consulta convencional) o 30 minutos (si es cirugía). Esta incluye:

• Recolección y transporte de instrumental contaminado en recipientes sellados.

• Recolección de modelos, impresiones registros y todo material del proceso del paciente para ser desinfectado y archivado o enviado a laboratorio, siendo ubicado en su caja de caso correspondiente.

• Recolección y desecho de elementos de elementos desechables en las canecas que correspondan al código de color.

• Recolección, desinfección y guardado en sus respectivos lugares: instrumentos, insumos y equipos usados en consulta.

• Limpieza, desinfección y esterilización de todas las superficies de consultorio (mesones, unidad odontológica, piezas de mano, Silla, etc.)

• Barrido y trapeado de pisos de acuerdo al manual dexxxxx de ImplanDent.

• Colocación de barreras físicas.

Es absolutamente obligartorio registrar en el registro diario, las horas exactas en que se realiza la limpieza y desinfección

7.Gestionar sistemas de entretenimiento:

Dentro de cada consultorio, como también en la recepción de la clínica, se encuentran sistemas de entretenimiento destinados para la recreación de los pacientes y la creación de ambientes amenos durante la espera de los mismos.

El sistema de entretenimiento de la recepción se compone del TV, el decodificador y la unidad de sonido y es obligatorio que el sistema de la recepción se encienda desde el inicio de la jornada hasta su finalización. Existen dos modalidades en que se podrá encontrar el sistema: la primera en sonido ambiental con videos del TV y la segunda en Televisión proveniente del decodificador. Esta última solo se colocará bajo autorización expresa del Dr. Héctor Andrés Quintero o su representante y para eventos o programas específicos (programas de interés, partidos específicos, etc.) y se pasará a la primera modalidad (música ambiental) inmediatamente termine el evento.

El sistema de entretenimiento de cada consultorio se encenderá ANTES de entrar el paciente y se apagará inmediatamente después de que salga el paciente, bajo ninguna circunstancia se dejará encendido más del tiempo que sea necesario. El sistema está compuesto del TV de cada consultorio, el Apple TV y el iPad. La única modalidad autorizada para la consulta es música ambiental proveniente del iPad o en su defecto del Apple TV. La señal de televisión solamente se colocará bajo autorización expresa del Dr. Héctor Andrés Quintero o su representante o por solicitud del paciente.

8.Atender recepción

Toda persona que se acerque a la recepción es susceptible a ser paciente de la clínica, aunque su intención sea otra (como comprar un café) por tanto toda persona que entra a ImplanDent deberá ser atendida de forma inmediata, amable y cordial permitiendo ver que se encuentra en un sitio donde el calor humano y la sensibilidad a los problemas que lo aquejan son importantes para nosotros.

No permita que un paciente o cliente espere mucho tiempo para ser atendido, evacue de manera ágil a quienes necesiten de su ayuda, no permita que la recepción de llamadas sean un obstáculo para atender de manera fluida la recepción. Dé prioridad a pacientes nuevos o potenciales pacientes, seguidos de los pacientes que están en tratamiento y por último promovedores, domicilios, mensajeros y demás personal. Recuerde que su criterio y juicio lógico es importante para determinar la urgencia de cada atención.

Se intentará dar respuesta inmediata a las inquietudes planteadas por los pacientes teniendo en cuenta que no se manejan costos de tratamiento en recepción o sala de espera, más sin embargo si no se puede dar respuesta por desconocimiento o por no haber disponibilidad de esa información se intentará resolver en el menor tiempo solicitando el respaldo a quien tenga el conocimiento para resolver la duda que se manifiesta. (La razón por la cual no se maneja información económica es porque de un paciente a otro podría diferir el precio de un tratamiento y si se maneja información de este tipo en esta zona se podría cruzar información entre los pacientes creando confusión y sensación que se le está cobrando más).

Se invitará a sentar dentro de la sala de espera a aquellas personas que deban aguardar ofreciéndoles siempre revistas impresas para leer indicando que son las últimas ediciones, ofreciéndoles el iPad donde encontraran las últimas ediciones de las revistas digitales, también la opción de navegar en internet, como ver películas o jugar. Siempre que a su juicio no interfiera en la entrada del paciente a la consulta se les ofrece una bebida como Té, aromática, agua o café de la máquina (excepto pacientes de Coomeva) y si el caso lo amerita se les ofrecerá televisión, y acceso al computador de radiología como estación para navegación de internet.

La recepción NUNCA debe estar sola, Siempre debe haber alguien del personal atendiéndola.

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Información general y especializada

Es obligación brindar la información general (telefónica o personal) con términos comprensibles para los pacientes de aquellos procesos clínicos de conocimiento general, pero evitando entrar en detalles que conlleven a temor o duda de quién pregunta. Los términos que puedan producir angustia a un paciente (palabras como “Dolor”, “aguja”, etc.) deberán ser evitadas en la terminología de fuera de consulta.

¡No hable de lo que no se sabe! Es preferible sugerir a quien pregunta que espere al profesional encargado.

1.Atención de paciente de primera vez:

El procedimiento para recibir pacientes nuevos comprende desde la llamada que ellos realizan para pedir una valoración hasta el momento en que el paciente inicia de manera formal un tratamiento

Llamada inicial:

Los pacientes que realicen llamadas para pedir información son potenciales pacientes así que es importante tratar de canalizarlos a la clínica, esto se realiza mediante la invitación a que nos conozcan y argumentando que la consulta inicial no tiene costo. Hay que insistir en la importancia de consultar con el odontólogo ya que permitirá aclarar todas sus dudas respecto a su posible tratamiento, además se le comentará que su consulta es con un especialista y no solo con un odontólogo general

Asignación de cita en la Agenda:

Todo paciente nuevo deberá ser anotado en la agenda por lo menos con un teléfono (de preferencia celular) el cual confirmaremos durante la charla con el paciente, además se deberá anotar la palabra “VALORACION” en mayúsculas al finalizar el texto de cita con el objetivo de identificar adecuadamente a este paciente.

Ojo: no confundir pacientes de valoración con pacientes que ya hayan asistido a la clínica antes.

La fecha y hora de esta cita serán de escogencia del paciente sin importar que estén remontados con una cita asignada con anticipación ya que el negar una hora o día para ellos puede ser motivo de no asistencia o de no tomar la cita, debemos ser muy laxos con estos pacientes y permisivos. Si el paciente permite que nosotros le ofrezcamos el día y hora de la cita se le ofrecerá lo más pronto posible.

Llamada de confirmación:

A los pacientes de primera vez SIEMPRE se les debe confirmar por lo menos con seis horas de anticipación de tal modo que recuerden que tienen cita con nosotros. Dentro de la llamada deberá informarle claramente al paciente de donde se le llama, confirmarle el día y la hora de la cita así como la ubicación precisa de la clínica mencionando elementos como la dirección (Avenida Bolívar No. 14 Norte 80), Edificio en el cual estamos (edificio el Bosque), mencionar el número de local (consultorio 205), recordarle vehementemente  en que piso estamos ubicados (en el segundo piso), y de ser necesario una referencia de nuestra ubicación (diagonal al restaurante “La Fogata”). No olvide que deberá ser muy amable con el paciente y mostrarse siempre en disposición de colaboración.

Entrada del paciente por primera vez:

Este podría ser el primer contacto que tenemos con el paciente ya que el paciente nuevo puede no haber tomado cita telefónicamente sino llegar de manera espontánea a solicitar su consulta inicial, de ser así, se le ofrecerá al paciente que se le atenderá inmediatamente, si su respuesta es negativa se le asignara la cita al paciente conforme a lo descrito anteriormente indicándole que lo podríamos atender inmediatamente.

Si el paciente nuevo llega a su valoración (porque tenga cita previa o porque accede a ser atendido de inmediato) se le llenará el registro correspondiente a PACIENTE DE PRIMERA VEZ de la base de datos teniendo en cuenta de llenar todos los ítems, en especial los de ubicación como los teléfonos (fijos y celulares).

Alistamiento de oficina y consultorio

La oficina deberá ser alistada de la siguiente forma: encendido de TODAS las luces, limpieza de escritorio teniendo especial cuidado con no desordenar los elementos que en él se encuentren en proceso, encender computador (si no lo está), proyectar imagen del computador en el TV (conectando el cable de HDMI al PC y colocar canal adecuado en TV), abrir base de datos y colocar visible la historia clínica del paciente (en tabla digital).

Respecto al consultorio se alistará de acuerdo a los protocolos establecidos de higiene y bioseguridad. Además, con anterioridad y por petición expresa del profesional deberá ser conectada la cámara intraoral (verificando que funcione) y la cámara fotográfica. Al finalizar la atención deberá apagar todas las luces.

Seguimiento de valoración:

El paciente nuevo es invitado a seguir a la oficina donde será recibido por la auxiliar y el odontólogo. La auxiliar en todo momento acompañará la consulta para así garantizar que en la evolución aparezcan los pormenores de la valoración.

Cuando se invite al consultorio debe ser llevado por la auxiliar de manera amable invitándolo a sentase en la unidad y recibiéndole sus objetos personales ubicándolos a la visita del paciente (en el mesón), colocándole babero y entregándole servilleta.

En las respectivas hojas de valoración se consignarán todos los datos de la consulta los cuales serán encabezados por la fecha, hora y nombre del paciente.

Retorno a la oficina:

Una vez terminada la valoración se retira el babero, ser recibe la servilleta y se invita al paciente a seguir a la oficina entregándole sus objetos personales.

Se deberá llevar a la oficina la hoja de valoración con los datos anotados dejándolo sobre el escritorio.

Acompañar durante la consulta para tomar nota de los datos resultantes de la valoración y consignarlos en la historia clínica

Despedida de los pacientes nuevos:

Una vez finalice la valoración y el paciente sea enviado a recepción, antes de que se retire de la clínica, se le deberá preguntar si desea tomar una cita para que inicie su tratamiento y traiga los exámenes, si es que se le han solicitado.

2.Atención de pacientes en Cita de segunda Vez:

Podemos encontrar dos escenarios diferentes:

Primero: en donde el paciente asiste para mostrar exámenes complementarios como radiografías, tomografías o examen de laboratorio. En este caso la consulta se maneja como si fuera de primera vez ya que es posible que en esta cita se produzca presupuesto y se necesite una nueva cita de “segunda vez”.

Segundo escenario: en esta cita se debe construir la historia del paciente y producir todo aquello que se necesite para empezar tratamiento, es así que se le pedirá que llene la encuesta y que firme el consentimiento informado que se imprimirá de la Base de Datos ImplanDent Soft, la cual será complementada con la toma de tensión arterial, ritmo cardiaco, peso y talla del paciente. Además, una vez entre a consulta se tomará impresiones superiores e inferiores, tomará juego de fotos intra-orales (Frente intraoral, Oclusal superior, Oclusal inferior, laterales en oclusión) y extraorales (Frente, perfil izquierdo, derecho, sonrisa), Odontograma basado en el impreso desde la base de datos y si es necesario (a decisión del Doctor) radiografías periapicales.

Nota: de la calidad de los exámenes obtenidos depende la calidad del resultado final del tratamiento por tanto serán evaluados por el doctor los resultados de impresión, fotos, odontograma y radiografías con el fin de garantizar su ejecución.

Todo dato consignado por el paciente en encuesta y consentimiento informado deberá ser trascrito a la base de datos al igual que el odontograma.

3.Confirmación de agenda.

Administración de Agendas

Es obligación de la auxiliar organizar y agendar TODAS las citas, compromisos y viajes que tengan los profesionales de tal modo que el tiempo se distribuya de manera eficiente considerando siempre el tipo de tratamiento, tiempo que se necesita (preguntar al Dr. o revisar tabla correspondiente), categoría de la cita (las citas de control, mantenimiento o valoración son solo de 30 minutos mientras que las de tratamiento normal podrían oscilar desde los 30 minutos hasta 2 horas o más), tiempos de desplazamiento en aquellos compromisos fuera de la clínica, y la disponibilidad de espacios y unidades.

La ubicación de los pacientes en agenda deberá ser concéntrica, es decir la primera cita de una jornada se ubica en la mitad de la agenda. De la segunda en adelante se ubicarán en los espacios contiguos a esta cita, de modo que quede la menor cantidad de espacios en blanco y pegadas unas con otras (sin huecos).

Ubicar pacientes dispersos en la agenda es el modo más ineficiente de realizar esta labor.

Es obligación del personal administrar las citas que requieran trabajos de laboratorio de tal manera que el elemento de tratamiento llegue con suficiente tiempo para ser realizada la prueba.

La confirmación de trabajos de laboratorio es una labor conjunta de las auxiliares.

Solo se colocará un paciente de control (sin costo) por día a menos que se autoricen más pacientes (esta norma no rige para los pacientes de mantenimiento).

Hablar con anterioridad con las auxiliares de la Dra. Lina María Quintero para definir las agendas de Bogotá con un mínimo de 8 días para que ellas puedan ser aprobadas por el Dr.

Confirmación de Agenda:

Al final del día laboral y cuando se ha confirmado que los trabajos de laboratorio estarán disponibles se realizara la confirmación telefónica de los pacientes del siguiente día laboral

Se debe garantizar que todos los pacientes tengan espacio suficiente para sus respectivos tratamientos.

De ser necesario se pedirá al Doctor revisar y aprobar la agenda.

La confirmación telefónica de las citas de los pacientes se realizará llamando de preferencia desde el teléfono fijo al fijo del paciente, como segunda opción al celular prefiriendo los que sean del mismo operador del teléfono de la clínica y por último los celulares de otros operadores.

La llamada deberá ser corta, concisa, pero a la vez amable, cordial, clara y concreta en donde se le recuerda al paciente la cita que estableció, de ser necesario se realizan los ajustes en horario.

La confirmación de agenda a través de mensajes de WhatsApp es válida solo si el paciente confirma respondiendo con un mensaje afirmando que si asistirá, no es válido solo el mero hecho de enviar el mensaje y que el paciente vea el mensaje.

EVITE A TODA COSTA QUE EL PACIENTE LA CANCELE O LA APLACE,

más sin embargo esto es potestad del paciente.

Si una cita se debe correr por elección del Dr. Se deberá tener cuidado de permitir que se moleste el paciente usando argumentos para correrla que sean conciliadores y de fácil disculpa. En algunos casos la habilidad de quien confirma la cita es fundamental para adelantar o postergar una cita haciendo que el mismo paciente sea el que lo realiza.

Las citas que no sean de paciente como son las de proveedores, visitadores, o demás, se confirmaran si es indispensable que asistan de lo contrario no se confirman

Registro de novedades de las citas de citas

Toda cita cancelada, aplazada o no cumplida deberá ser evolucionada en la historia clínica: recordando que la historia clínica es un documento legal que constata el grado de cumplimiento. 

Referente a la administración del edificio

Se debe pagar mensualmente administración en el banco AV Villas antes del 15, y después de confirmado el pago, solicitar en Administración Paz y Salvo de los consultorios 205- 206 -207 y parqueaderos 84 – 65 para luego archivarlo en la carpeta de administración.

4.Atender de llamadas

Es obligación atender todas las llamadas entrantes de las líneas telefónicas fijas y móviles de la clínica ImplanDent y del celular personal del Doctor (cuando se encuentre en consulta), Crear y mantener un registro claro y preciso de las llamadas entrantes si así lo precisa el Dr. Héctor Andrés Quintero.

Filtrado de llamadas

Se debe filtrar adecuadamente las llamadas que van a ser pasadas al Doctor argumentando que Él se encuentra ocupado (así no lo esté):

• Llamadas de pacientes que se soliciten información no se pasan, la información se le provee al paciente (excepto económica) de manera clara, si se desconoce del tema se evitara, o se comunica con quien, si lo conozca, o en última instancia con el Doctor.

• Las llamadas del exterior si es pertinente serán comunicadas con el doctor.

• Toda llamada de proveedores será filtrada y no se pasan a menos que sea absolutamente necesario.

• Para llamadas personales se deberá consultar al Doctor si la recibe o no.

• Las llamadas de publicidad nunca serán trasferidas al doctor, más sin embargo se les provee el correo electrónico (clinicaimplandent@hotmail.com) para que envíen información, promociones, propuestas y demás elementos que ellos argumenten ofrecer.

• SIEMPRE que el Doctor este en consulta la llamada será filtrada y tomado el mensaje incluyendo nombre, teléfono, asunto y empresa a la que pertenece.

• Toda llamada filtrada deberá quedar reportada en el registro de llamadas con TODA la información para de ser necesario devolver la llamada (fecha, hora, nombre, empresa, asunto y teléfonos)

Recuerde que de toda llamada deberá quedar un registro o por lo menos un posible contacto para que de ser necesario nos podamos comunicar de nuevo con la persona o empresa que llamó.

Llamadas entrantes

Cuando se contesta una llamada de los teléfonos de la clínica fijo o celular se saluda con voz clara y fuerte: “Clínica Odontológica ImplanDent, Buenos Días/Tardes, Habla con [su Nombre], ¿en que le puedo ayudar?”

Cuando se contesta el celular del Doctor se saluda: “Buenos Días/Tardes, Habla con la auxiliar del Dr. Quintero en que le puedo ayudar?”

Al hablar con cualquier persona su tono de voz deberá ser Dulce y Amigable, pero a la vez firme denotando seguridad en la información que se va a proveer.

Realización de llamadas telefónicas

Es obligación realizar toda llamada de orden profesional y personal que le sea solicitada para lo cual una vez sea contestada por el interlocutor, se informará que la llamada se escalará al Dr. Héctor Andrés Quintero o su representante informando previamente de donde se le está llamando.

Si una llamada es solicitada y no es posible establecer la comunicación se insistirá a lo largo del tiempo hasta que se establezca la comunicación, llamadas no respondidas se repetirán entonces hasta que se logre el objetivo SIN EXCEPCIÓN.

5.Gestionar Directorios telefónicos

La labor con los directorios telefónicos es bidireccional, una corresponde a la creación y complemento del directorio de la clínica (confeccionado en una agenda escrita y en el celular); y la segunda al protocolo de búsqueda de información para llamar a cualquier individuo o empresa

A lo largo del tiempo se han venido construyendo una agenda escrita con los números telefónicos de las llamadas realizadas a proveedores, empresas, y particulares el cual será complementado cada vez que lo amerite. Por ejemplo, si se llama por primera vez a un proveedor y este teléfono no proviene de alguno de los directorios, este número será anotado en él.

Generalmente cuando se solicita una llamada (diferente a paciente) el orden de búsqueda del número es primero el directorio de la clínica, tarjetero y finalmente directorio telefónico normal e internet

Es necesario que alimente en forma eficiente la agenda telefónica de la clínica ya que así podrá encontrar la información más rápidamente cuando la solicite.

Nota: Es importante anotar que con el advenimiento de las tecnologías la migración de directorios a medio digital es posible. Es así que el directorio telefónico a través del iPhone es tan viable como los demás.

6.Gestionar laboratorios

PRESENTACION PERSONAL

El uniforme para las auxiliares e higienistas de consultorio consta de pantalón, Blusa de mangas cortas, Gorro y zapatos a juego con la gama de colores. Estas prendas serán suministradas por ImplanDent después de superado el periodo de prueba, uniforme que será devuelto a ImplanDent o su representante una vez sea remplazado o se termine el contrato

En cuanto a los zapatos blancos deberán estar limpios en todo momento

Toda auxiliar deberá llegar a implandent en ropa de calle (Particular) y se cambiará al uniforme antes de empezar la jornada y se lo retirará en el momento de ausentarse de la clínica.

Solo se conserva el uniforme si la salida corresponde a labor de la clínica (Ej. Pagar un servicio público, llevar correspondencia, etc.).

Las normas mínimas de etiqueta y presentación personal para ImplanDent son:

1. El uniforme debe estar limpio en todo momento

2. El uniforme debe ser portado en su totalidad

3. Si los uniformes asignados a una misma persona son diferentes en estilo y/o color el día del uso deberá coincidir con el del resto del personal.

4. El cabello debe estar recogido y TOTALMENTE dentro del gorro en todo momento

5. Uñas cortas, limpias y sin decorados (se puede usar esmalte, pero de colores suaves)

6. El maquillaje deberá ser discreto y de colores en tonos suaves.

7. No está permitido llevar accesorios en manos y muñeca, cono brazaletes, esclavas, relojes, anillos, etc.

8. El uso de accesorios en el cuello como cadenas entre otros está permitido siempre que ellos se encuentren dentro de la blusa y no cuelguen por fuera del uniforme

9. Si se usa accesorios en las orejas deberán ser discretos (pequeños y no colgar demasiado)

10. Está prohibido el uso de pirsin de cualquier tipo o accesorios en nariz, cejas, labios, etc.

11. No debe haber celulares en los bolsillos

12. Nunca masticar chicle

13. No comer en las zonas prohibidas

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1.Recibir, Gestionar, Manipulación y responder de Correspondencia:

Recibir y direccionar la diferente correspondencia que llega la recepción con destino al Doctor o a la empresa con destino al consultorio 205, 206 y 207.

La correspondencia será entregada EN LA MANO del Doctor sellada en horas de la tarde finalizada la consulta del día.

Si sospecha que entre la correspondencia se encuentra algún recibo de servicios públicos que este por vencerse será entregado al Doctor indicando esta condición y la urgencia de su pago, propiciando así que sea clasificado y pagado el día que debe ser.

Registros de ImplanDent

Registrar y velar que sea llenado en el respectivo formato todas las llamadas realizadas a cualquier operador de celular.

Registrar en el respectivo formato el estado de cuenta y saldo de minutos a celular.

Registrar y velar que sea llenado en el debido formato las labores realizadas a diario, semanal y mensualmente.

Velar que sea llenado el registro de materiales especiales que se encuentra en el cuaderno azul

Llenar de registro de carnets entregados

Llenar de registro de Visitadores

Llenar de registro de llamadas entrantes

Registrar y velar que sea llenado los diferentes inventarios

Y todos aquellos registros que sean necesarios crear para el buen funcionamiento de la clínica

Laboratorios

Enviar y recibir los diferentes trabajos de laboratorio los cuales deberán ser entregados por las auxiliares e higienistas empacados con sticker de color que identifique a que laboratorio deberá llegar.

Estar pendiente de los trabajos que se envíen al laboratorio adecuado

Llevar el control de la llegada de cada trabajo corroborando que corresponda a la fecha de cita del paciente. Una vez llega de descarga del ImplanDent soft.

La secretaria-recepcionista NO realiza, digita o imprime órdenes de laboratorio, esta es labor de seguimiento clínico que realiza exclusivamente las auxiliares.

Realizar pedidos

Efectuar pedidos previa cotización y comparación de precios y calidades a los diferentes proveedores es fundamental para cuidar las finanzas de la clínica así como la calidad del servicio que préstamos; se realizará siempre y cuando exista  autorización expresa del Doctor. Héctor Andrés Quintero Tamayo.

Elaboración de documentos

Redactar e imprimir diferentes cartas y oficios, informes, actas y demás documentos, Cuadros de texto en Excel para los diferentes controles de inventarios y cuentas.

Recuerde que existen algunos perforamos que están diseñados para su comodidad y agilizar su labor, no los modifique permanentemente.

Manejo del computador

La responsabilidad de manipulación del computador es enteramente de la secretaria. El uso adecuado con ánimo estrictamente laboral es obligatorio.

Está terminantemente prohibido el copiar, duplicar, difundir o distribuir la información que en el reside por cuanto que es propiedad intelectual de la clínica odontológica ImplanDent en cabeza del Dr. Héctor Andrés Quintero como representante legal, además la información de historias clínicas legalmente es considerada documento privado que contiene datos personales de uso clínico exclusivo. TRASGREDIR ESTA NORMATIVA ES DELITO Y CAUSAL DE DESPIDO.

Atreves del software ImplanDent Soft se administran las historias clínicas de los pacientes cuyos datos personales deberán ser llenadas por la secretaria. De la misma manera la impresión de recibos financieros, manuales, encuestas, hojas de finalización, consentimientos informados, hojas de recomendaciones  y confección dirigida de órdenes de radiografías, órdenes para remisión y órdenes para medicamentos serán realizados por la secretaria.

De orden clínico la secretaria deberá realizar es la evolución de los pacientes que cancelaron consulta, aplazaron la cita o no asistieron, diligenciando entonces con fecha y hora el evento refiriendo los hechos por completo y de nuevo cuando fue citado el paciente. También tomará talla, peso, tension arterial y pulso de los pacientes para registrarlas en la historia.

La agenda se llevará en Outlook y es privada, por tanto sus datos son conocidos solo por el personal de la clínica y a quienes interese.

El entrenamiento en el sistema de pagos no presenciales (pagos con tarjeta de crédito de pacientes del exterior) son un sistema complejo con una responsabilidad enorme y que necesita entrenamiento personalizado. Solicítelo!

Escaneado de Presupuestos

Todo paciente al que se le ha realizado una valoración se le entrega una hoja con su respectivo presupuesto, una copia de el se queda en la oficina como soporte del mismo el cual recogerá la secretaria para ser escaneado y guardado

Al momento de escanear un presupuesto de valoración se debe realizar lo siguiente: ubicar la hoja de presupuesto en el escáner boca abajo. En el escritorio de la pantalla se busca el icono EPSON Scan, se da doble clic, luego aparece una pantalla, se da clic en Escanear, al terminar de escanear el programa el documento, se abre automáticamente la carpeta de imágenes con la imagen del documento escaneado, se le debe cambiar el nombre de acuerdo a la fecha y nombre del paciente y se ubicará en la respectiva carpeta digital.

El formato es “año-mes-día”, “nombre del paciente”.

Cada vez que un presupuesto sea escaneado se colocara con el sello la fecha en la que le fue escaneado, además deberá ser guardado en la carpeta “Presupuesto escaneados” nunca se utilizara un presupuesto como hoja de reciclaje.

Venta de café

La máquina de café de manera automática produce diferentes bebidas que son ofrecidas a las paciente activos, y para la venta

El objetivo de la secretaria es mantener la autosustetabilidad de la máquina equilibrando La máquina tiene como objetivo ser auto sustentable y equilibrar las ventas con los obsequios que se le entregan a los pacientes para ello se deberá tener en cuenta les siguientes directrices:

•         La máquina es de uso exclusivo para productos de Nestlé

•         Se le obsequia café solo a los pacientes activos y a uno de sus acompañantes.

•         Los pacientes nuevos son la única excepción a la anterior regla pudiendo obsequiarle café a él (cuya categoría todavía no es de paciente activo) y a todos sus acompañantes.

•         Los cafés de obsequio se servirán en vaso de porcelana

•         Los cafés de venta ser servirán en vaso desechable espumado, de cartón o plástico según se tenga a la mano

•         El café NO se obsequia al personal de la clínica a menos que sea orden expresa del doctor.

•         Los pacientes de Coomeva no tiene derecho de obsequio de café, por tanto sea cuidadosa pues puede herir susceptibilidades en el caso que tenga en sala pacientes de Coomeva y particulares, maneje la situación con discreción.

•         Recuerde que existen personas cuya única intención es que un le ofrezca un café gratis y no obtener una cita, por tanto sea cuidadosa para que no la engañen.

•         La venta de café es secundaria a las labores propias de la clínica. Toda actividad relacionada con la actividad Odontologica (dar citas, atender los teléfonos, atender nuestros pacientes, atenderlos requerimientos del doctor o sus compañeras, etc.) están primero que vender un café, no invierta las prioridades, recuerde que trabaja en una clínica y no en una cafetería

•         Registre todo movimiento de la máquina en la base de datos

•         Realice el mantenimiento diario de la máquina al finalizar la  jornada el cual consiste en realizar el lavado automático de las boquillas. Paralelamente a esta actividad verifique los niveles de los productos para que siempre estén disponibles.

•         Todos los sábados se realizará el mantenimiento de rigor dela cafetera, desprendiendo de ella todos los accesorios y lavándolos y secándolos para armas finalmente el equipo

•         Esta rotundamente prohibido intentar mes ala el producto por fuera de el equipo.

•         Recuerde que el mal manejo del equipo puede deteriorar o dañar el equipo, Nescafe y Nestlé nos entregan la máquina a manera de comodato y nosotros respondemos por ella con nuestro capital, por tanto, hay que pagar los daños de la misma

•         No permita que nadie más manipule el equipo

•         Recuerde que todo producto que salga malo será remplazado si es posible, de no ser así se devolverá el dinero

•         Sin excepción todo café que sea devuelto se debo botar.

•         Recuerde que todo acto deshonesto con este equipo se clasifica como descuido o robo y es causal de las sanciones respectivas.

Labores varias

Tener el área siempre en absoluto orden

Sacudir y limpiar con trapo húmedo todas las superficies y muebles.

Colaborar con el aseo general de oficina, recepción y sala de espera.

Cargar los ambientados es de toda la clínica y encenderlos

Cambiar el agua de las plantas o Flores que se tengan en la clínica

Revisar periódicamente que los materiales y elementos estén completos.

Tener el área de la cafetería impecable

Mantenga ordenado los cajones del escritorio de la recepción, no coloque objetos personales dentro ya que estos son de uso exclusivo de las herramientas de la recepción.

No deje alimentos perecederos dentro del closet que le fue asignado para guardar sus cosas personales.

Y todas aquellas labores adicionales que sean necesarias para el buen funcionamiento de la clínica aunque no estén plasmadas aquí

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Manejo de la fuente

La fuente se enciende todos los días.

Se debe humedecer previamente las piedras para que la fuente no slapique con un aspersor de agua

Semanalmente deberá también lavar completamente la piedra para evitar el crecimiento de lama y el mal olor.

Cuando se cambia el agua de la fuente se le deben agregar bolitas de cloro

Registro de tareas asignadas por el Dr.

Las tareas que le sean asignada a la secretaria-recepcionista deberán ser anotadas en el “registro de tareas asignadas”, esto con el fin de que ninguna tarea sea olvidada y poder llevar así un control de lo que está pasando con cada tarea que el Dr. Le solicite, en el cuaderno de registro deberá anotar el día que se impuso la tarea así como también el nombre especifico de la misma,  la evolución de la tarea y por ultimo un espacio que marcara con una X solo si la tarea está completa.

Manejo Financiero

Recepción de pagos

El manejo de la parte económica de la clínica está en manos de la secretaria, es ella quien recibe el pago de los pacientes como también quien paga a los proveedores, contratistas y prestadores de servicios.

El ámbito financiero conlleva una responsabilidad que se traduce en confianza la cual es importante no defraudar, más sin embargo como respaldo a las transacciones realizadas en la clínica y como soporte para los pacientes el sistema ImplanDent Soft posee un módulo de soporte financiero el cual deberá ser usado en cada transacción de modo que quede respaldada por su respectivo recibo de caja.

Es así que se elaborará recibos de ingreso de dineros correspondientes a abonos realizados por pacientes llenando todos los datos en especial cuando los medios de pago no sean efectivos

Los recibos que sea necesario anular solo podrían serlo desde la central de datos a la cual solo el Dr. Tiene acceso, no permita que esto ocurra.

También se elaborará recibos de egresos de dineros correspondientes a pagos de cualquier índole, esto soportara la salida de dineros (Rodo pago deberá ser autorizado previamente por el Dr.)

Pagos con tarjeta

Para estos efectos se deberá usar el datafono. Para su uso deberá tener en cuenta que el hecho de ser inalámbrico implica que se puede llevar a cualquier parte de la clínica, pero siempre se debe verificar que la señal wifi sea adecuada para la conexión.

Si es la primera vez que ve usted al paciente junto con la tarjeta solicite la cedula y corrobore los datos, pero si es paciente de confianza (conocido de hace tiempo o que no es la primera vez que realiza un pago con tarjeta) no la pida. Si tiene dudas solicite colaboración.

Solicite al Dr. o personal entrenamiento en el uso del datafono.

Incocredito provee de entrenamiento a todos los establecimientos de comercio y es responsabilidad de la secretaria asistir a ellos, estos entrenamientos son en manejo y seguridad con tarjetas.

Siempre a los pacientes se les solicita la firma del Boucher y se les entrega copia junto con el recibo de ingreso.

Los pagos con tarjeta son un recurso para que los pacientes puedan acceder a tratamientos sin el uso de dinero en efectivo, mas sin embargo para la clínica NO ES CONVENIENTE recibir las tarjetas ya que los dineros que entran con ellas son afectados con comisiones bancarias, retención en la fuente, reteica, impuestos sobre movimientos bancarios, etc. Por tanto si es posible motive al paciente para realizar su pago en efectivo.

Las tarjetas débito No se reciben excepto en los casos autorizados previamente por el Dr.; si algún paciente sugiere pagar con débito, invítelo a retirar el dinero en el cajero que se encuentra en el primer piso del edificio, inclusive ofreciéndole compañía por seguridad si el monto de dinero lo amerita.

Pagos con medios no presencial

En desuso

Pago con VISA (aplica para tarjetas visa, american express, dinnes): Se debe abrir en el computador la máquina virtual que se encuentra en el escritorio, al abrir esta se abre la carpeta visa y se da clic a en las páginas que hay allí, primero se abre Pago Automático allí se abrirá una ventana donde le pedirán nombre de usuario y clave de acceso, los cuales le entregará el doctor.

Luego de abrir este programa debe aparecer una llavecita que es la que indica que se realizara una transacción segura; acto seguido se deberá abrir el otro vinculo que se encuentra en esa carpeta llamado convenios, si no abre este y aparece como error, abrir el otro vinculo llamado alternativa de entrada, al abrirlo le piden otro nombre de usuario y clave, cuando sea ingresado aparece la página de Visa para pago automático, debemos ir a la pestaña Autorización en línea, luego aparece una ventana donde exigen algunos datos de la tarjeta (número de tarjeta, valor, fecha de vencimiento, Referencia de pago que es nombre de quien paga y debajo el nombre de ImplanDent y forma de pago), al terminar de ingresar estos datos, se debe dar clic en aceptar allí aparece una ventana que le confirma el monto del pago, luego aparece el Boucher final del pago, verificar que diga que la tarjeta es aprobada, luego dar en imprimir, allí aparece una ventana para guardar el archivo, dar guardar en escritorio y poner el nombre del paciente, luego enviarlo al correo de clinicaimplandent@hotmail.com, cerrar el Virtual Box,

El correo se debe abrir el correo desde la fuera, descargar el documentos y imprimirlo para darle un desprendible al paciente junto con su respectivo recibo de pago, entregar una copia de este Boucher al Dr, y otra pegarla al recibo de la clínica.

Pago Master Card (aplica para tarjetas master card y maestro): Sin necesidad de acceder a una máquina virtual se debe abrir el vinculo http://www.redebanmulticolor.com.co; aparecerá la página de Master Card donde se debe dar clic en la pestaña Servicio a establecimientos, luego aparece un listado de servicios, dar clic en zona privada, luego aparecerá una página de error dar clic en vaya a este sitio web  (no recomendado), allí aparece una página donde exigen un nombre de usuario y clave que se la entregará el Dr., y también pide una clave dinámica la cual se encuentra en el tocken de redeban multicolor.

Al dar enter, aparece una página se debe dar aceptar, luego abre otra ventana donde aparece un listado de servicios a su derecha, dar clic en Transacciones, se desplegará una pestaña donde dice Ventas,  dar clic sobre ella, luego aparece una nueva página donde encontramos un formulario para ingresar los datos de la tarjeta, el número de la tarjeta del paciente, valor de pago, fecha de vencimiento de la tarjeta, Referencia de pago que debe ser el nombre de quien paga y debajo nombre ImplanDent, dar clic en aceptar, allí le dirán si el pago fue aprobado, dar imprimir, colocar hojas grandes y dar un sector del recibo (cortándolo con tijeras) de este pago al paciente, y otro para el recibo de la clínica.

Cierre de Caja

Es obligatorio realizar diariamente el cierre de caja EN SU RESPECTIVO FORMATO ESCRITO el cual consiste en realizar la sumatoria de los recibos de ingreso más los dineros adicionales que se hayan proporcionado a la recepción menos la sumatorios de los recibos de egreso que se realizaron durante el día (todo por escrito)

El total de este resultado deberá coincidir con el dinero recaudado; se realizara el control diario y total con el Dr. Héctor Andrés Quintero.

Si el cierre de caja no se realiza al final del dia entonces se dejara para entrega el dia siguiente.

Reporte semanal de pagos

Es recomendable hacer un reporte al iniciar la semana de todos los pagos que se deberán realizar durante la semana donde se incluirán: servicios públicos, facturas pendientes por pagar y demás compromisos financieros que tengan fecha establecida de pago.

RECUERDE QUE EL DINERO RECAUDADO ES RESPONSABILIDAD DE QUIEN LO RECAUDA,verifique que las cantidades sean correctas, revise todos los billetes que considere dudosos o falsos, guárdelo en un lugar seguro y evite ser evidente que hay dinero en efectivo en la clinica. TODO DESCUADRE DE CAJA LO DEBERÁ REPONER QUEIN LO RECIBIÓ

Sala de espera

Manejo de equipo radiográfico

Cuando el Doctor le solicite encender el equipo radiográfico, se debe hacer de la siguiente manera: Encender el computador, se enciende el transformador mediante el accionar de un interruptor que se encuentra dentro del cuarto plomado, se enciende el equipo de rayos X, Se activa el software siguiendo los pasos descritos en el manual, se conecta el sensor al computador, se activa el dispositivo y se ubica el sensor sobre el posicionador respectivo se coloca dentro del posicionador que se ha solicitado (de lo contrario preguntar) y se cubre con un protector plástico transparente

Desde el computador abrir el programa de kodak (esperar a que cargue), cuando se haya abierto el programa de kodak, “abrir” la carpeta para buscar el nombre del paciente hasta entrar al gestor de radiografías, y se informa que se puede usar.

Manejo de la fuente

Todos los días se encenderá y apagara la fuente en el momento de ingreso y salida de la clínica.

Para prenderla se deberá humedecer las piedras con el atomizador asignado para tal fin, luego se encenderá y con el mismo atomizador se le hará seguimiento a las zonas donde el agua salpique, allí se aplicara agua de modo que deje de salpicar.

El mantenimiento de la fuente es semanal mediante el cambio de agua y la colocación de perlas cloradas para evitar que coja mal olor el agua y mensualmente deberá lavarse completamente la piedra para evitar el crecimiento de lama sobre ellas

Control archivo biblioteca

Llevar un buen control de las carpetas que se encuentran en el Archivo, organizarlas en orden alfabético de acuerdo a su tamaño.

Archivar documentos y Recibos de Ingreso o Egreso, Recibos de laboratorios e historiales de los pacientes de la clínica en orden numérico (N° de Cédula).

Este archivo de la misma manera es privado y el uso del mismo se restringe específicamente a las labores que ello demanda. No podrán consultarse ni retirarse documentos sin previa autorización.

Entretenimiento

Cuando lleguen las revistas junto a la correspondencia estas se entregaran selladas al Doctor.

Toda revista que sea asignada a sala de espera deberá tener el stickers de la clínica

Estar vigilantes ante el posible hurto o pérdida de las revistas

Ordenar los revisteros cuando los pacientes se ausenten

Las revistas son para los pacientes, no para el personal de la clínica

Las revistas no deberán ser retiradas de la clínica sin autorización previa

En todo momento deberá esta encendido los televisores de la sala de espera y con los respectivos videos asignados a cada uno de ellos, la señal de televisión por cable solo se colocara si así lo solicita un paciente o por expresa petición o autorización del Dr.

El sonido del televisor solo se coloca en casos especiales, de lo contrario se coloca el sistema satelital de música

Solicite entrenamiento para la colocación de los videos de los televisores así también como encender y modular la música

El televisor que esta dirigido hacia el exterior de la clínica no se apaga al medio día.

Oficina

Preparar la oficina para la llegada del Dr., como también cada vez que sea necesario, esto puede ser previo a una valoración o al recibir algún visitante cualquiera que sea su rango,

Se debe organizar escritorio limpiando el vidrio evitando que en él se encuentren huellas,

Recoger los elementos extraños en la oficina y ubicarlos en su respectivo sitio, si la persona que va a recibir el Dr. es de valoración se debe tener el televisor encendido en modo HDMI2, el computador encendido y enchufado el cable HDMI al puerto HDMI IN, activa la duplicación de pantallas y la impresora debe estar encendida y tener hojas tamaño carta a demás todas las luces de la oficina deben estar encendidas.

Una vez terminada alguna valoración recoger de la oficina la hoja de presupuesto y escanearla inmediatamente.

Elaboración de Inventarios

Realizar periódicamente el inventario de los medicamentos, llevar control de ellos cuando retiren un medicamento del cajón para un paciente.

Elaborar inventario de Cafetería y elemento de aseo, reportar faltantes.

Llevar el inventario de la papelería que se encuentra en recepción y oficina.

Marketing y Gestión de pacientes

Gestionar la inclusión de pacientes que provengan de EPS mediante el ofrecimiento de portafolio de servicios a las diferentes entidades privadas y del estado buscando el aprovechamiento de los recursos de la clínica en contratos de prestación de servicio a entidades empresas, como la creación de convenios con fines de prestación de servicios odontológicos

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ACTIVIDADES A REALIZAR SECRETARIA

1.        ARCHIVO (RECIBOS): La secretaria deberá de realizar la siguiente actividad de acuerdo a lo explicado, los documentos que lleguen a recepción o que el doctor Héctor entregue serán guardados y se entregaran al finalizar la jornada de la tarde, teniendo en cuenta que se archivaran en la carpeta ya especificada y cada recibo perteneciente a su lugar, teniendo claro que estos tienen una fecha de vencimiento las cuales se les debe de indicar al doctor para poder cancelarlas, incluyendo otra carpeta que tiene una información relevante al tema donde indica que recibos vencen, por medio de que se puede pagar, si es directo con la oficina recaudadora o se puede realizar con el datafono.

2.        ARCHIVO (ORDENES DE LABORATORIO): La secretaria deberá mantener en un orden de menor a mayor durante todo el año la cantidad de órdenes que las auxiliares envíen a laboratorio; estas órdenes deberán estar firmadas por el doctor, luego serán archivadas en un cajón donde estará el paquete que se esté realizando y cada orden nueva será legajada llevando la fecha consecutiva.

3.        ARCHIVO (RECIBOS INGRESO-EGRESO IMPLANDET): La secretaria deberá mantener en un orden de menor a mayor durante un periodo de  dos (2) meses es decir (Ene-Feb… Mar-Abr…)  y así en un consecutivo durante todo el año. Estos recibos de ingresos o egresos serán verificados por el doctor y previamente firmados los cuales serán entregados a la secretaria al final de la jornada para ser legajados y archivados en el cajón donde se encontrara una carpeta con el nombre correspondiente a “Recibos ImplanDent” y serán guardados temporalmente mientras se realiza de nuevo la actividad y al finalizar los dos meses pasara a ser archivo muerto.

4.        ARCHIVO (RECIBOS VARIOS):  El doctor tendrá cierta cantidad de recibos durante un tiempo prolongado los cuales estarán en manos de la secretaria y serán archivados durante todo el año en una carpeta que tiene como nombre “Recibos varios”.

5.        PROTOCOLO DE ENTRADA: La secretaria deberá tener el consultorio del doctor organizado en excelentes estados, (papelería organizada, escritorio limpio, computador e impresora encendidos, todas las luces indirectas, periféricas entre otras, encendidas.

Al llegar el doctor la secretaria estará pendiente de recibirle el bolso, entre otros objetos que tenga el doctor; el bolso se colocara en el lugar indicado, ya que el doctor autorizo a la secretaria  de sacar los objetos del bolso del doctor como lo son (IPad, IPhone, manos libres y memoria, esta deberá de ser conectada al computador ya que gurda gran parte de la información de la clínica.) La secretaria deberá de pasarle la agenda al doctor solo si él lo autoriza.

6.        PROTOCOLO DE SALIDA: La secretaria deberá de estar pendiente de, si el doctor está en consulta y respetuosamente dirá salida o alistamiento, en estos casos la secretaria recogerá todos los objetos pertenecientes al doctor es decir (IPad, IPhone, manos libres y memoria) serán devueltos al bolso y se esperara en recepción hasta que el salga de la clínica.

Nuevamente la secretaria deberá tener el consultorio del doctor organizado en excelentes estados, (papelería organizada, escritorio limpio, verificar que el computador e impresora estén apagados, y que también todas las luces indirectas, periféricas entre otras se encuentren apagadas.

7.        ORGANIZACIÓN DE CONSULTORIO PARA PACIENTE PRIMERA VEZ: La secretaria organizara el consultorio del doctor en caso de que este tenga objetos que no corresponden al lugar indicado, se encenderán todas las luces del consultorio incluyendo las luces del pasillo, el televisor está programado para las cámaras de seguridad, para estos casos será programado en HDMI2 el cual proyectara la imagen del computador, a este se le conectara un cable en la entrada “out” y de esta manera ambos estarán sincronizados, también se debe de revisar que la impresora tenga hoja de papel en blanco tamaño carta, y nuevamente si el doctor autoriza hacer pasar al paciente la secretaria se dirigirá y lo acompañara hasta el consultorio, ya si el doctor indica se  cerrara la puerta, y la secretaria volverá a su puesto de recepción.

8.        ARCHIVO (PRESUPUESTO): La secretaria deberá mantener en un orden de menor a mayor, es decir por orden de fecha, los presupuestos los realiza el doctor cuando un posible paciente se ha realizado una valoración, el doctor queda con la copia la cual  luego pasa a nabos de la secretaria que deberá de escanear cada presupuesto con las siguientes indicaciones (año-mes-día nombre iniciales en mayúscula)  y debe de quedar guardado en la nube como un archivo digital, ya guardados los presupuestos se deberán de recolectar en una bolsa hasta tener cierta cantidad y considerar que se puede hacer un nuevo Tomo.  Si el doctor está en consulta y solicita un presupuesto y estos ya están guardado, se le dará a conocer por medio del IPad de la recepción.

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LLEGADA Y ENTRADA DE PACIENTE A CONSULTA

Cuando llega el paciente a la clínica se deberá invitar a sentar y se le explica que el Doctor o la Doctora lo atenderán en contados instantes.

De inmediato se le avisa al Doctor tratante que el paciente llego: si esta solo (sin Paciente) se realiza el comentario que “el siguiente paciente ya llego” pero si está ocupado con paciente u otra persona se deberá decir el nombre del paciente seguido de la frase “se encuentra en sala de espera”

A todos los pacientes se les preguntará si van a realizar algún abono de dinero usando frases con las cuales el paciente no se sienta aludido o agredido por un cobro, Solo los pacientes de tratamiento grande que ya han hecho abonos considerables o que los Doctores consideren les será omitido de este cobro

Usted evaluara el tiempo que el paciente permanecerá en sala de espera y dependiendo de ello se le ofrecerá una bebida, teniendo en cuenta de nunca obstaculizar la entrada del paciente a consulta a tiempo, si usted ofrece una bebida y no toma en cuenta esto probablemente reste 15 minutos a la consulta entre la preparación de la misma, llevarla, esperar a que el paciente se la tome y entrar al consultorio.

Si la consulta se encuentra demorada por cualquier motivo no solo ofrezca la bebida sino también las revistas, televisión o acceso a internet mientras esperan el servicio así mismo a los acompañantes sin excepción se les brindaran estos servicios.

Sea hábil al momento de ofrecer bebidas en cuanto a su rapidez, ahora bien si está ocupada con otro paciente procure omitir ofrecerla

El paciente es invitado al consultorio y será recibido por la auxiliar de manera amable invitándolo a sentase en la unidad, de la misma forma le ofrecerá recibir sus objetos personales para ser ubicados a la visita del paciente (en el mesón o en la mesa blanca que tiene la unidad). Posteriormente se le colocará el babero se le entregará una servilleta.

La auxiliar nunca abandonará el consultorio a menos que sea estrictamente indispensable, para traer instrumentos o materiales de otro consultorio deberá llamar a otra de las auxiliares de turno y pedirá apoyo.

Es absolutamente indispensable que el consultorio esté en condiciones optimas para recibir la consulta.

HORARIOS

El horario del personal es de 7am a 6pm o de 8am a 7pm con dos horas de almuerzo que serán asignadas dependiendo de la consulta de 11am a 1pm, de 12m a 2pm o de 1pm a 3pm. Esta asignación de horas es arbitraria y depende del volumen de pacientes en el día.

El objetivo es que durante todo el día haya en la clínica mínimo una auxiliar Higienista mientras haya paciente citado y que durante todo el día se mantenga abierta la clínica a atención al publico.

ImplanDent se abrirá todos los días de lunes a sábado sin excepción. Solo el sábado dependiendo de la disposición de la agenda en horario podría varia a jornada continua la cual aplica de 7am a 4pm sin horas de almuerzo.

Respecto a las horas extras trabajadas durante horas de almuerzo o después de los horarios normales serán pagadas en tiempo mas no en dinero, es decir si se trabaja un en un día dos horas más de lo habitual, en entra ocasión (antes o después) entrara a trabajar dos horas después de lo habitual o saldrá dos horas antes de lo estipulado. La reposición de horas se hará en el momento que estipulen los doctores conveniente quiere decir que antes de esta ocasión mediante permisos o salidas temprano las horas se acumula para cuando se necesiten o se pagan después de generadas las horas extra.

CONTRATACION

La forma de vinculación de auxiliares e higienistas es mediante contrato de prestación de servicio por periodos de uno, tres, seis y doce meses, siempre a termino definido

La renovación de los contratos depende del criterio exclusivamente de ImplanDent.

PERSONALIDAD DEL PERSONAL

Por encima de cualquier cosa están los principios y valores las higienistas y Auxiliares.

La moralidad, integridad y valores deben ser las principales características de quienes integran la familia de ImplanDent acompañadas de humildad, paciencia, lealtad y honestidad

El paciente es el elemento más importante dentro del esquema de ImplanDent siendo el pilar fundamental de nuestra atención. Es así que el servicio es en pos de los pacientes y para los pacientes; el irradiar valores y virtudes es importante para el entendimiento y arraigamiento del mismo a la clínica

La amabilidad, cordialidad, gentileza, cortesía y todos sus sinónimos deben ser virtudes que debe tener la auxiliar, el buen trato a los pacientes es de vital importancia, así también la buena disposición para realizar las diversas labores del consultorio. Siempre los pacientes deben ser escuchados, atendidos de manera adecuada y sus dudas resueltas.

Nunca olvidar el temor que genera para los pacientes en hecho de asistir a la consulta odontológica, por lo tanto la actitud de la auxiliar debe tranquilizadora.

OBLIGACIONES

Las obligaciones de la auxiliar/higienista de odontología en ImplanDent están divididas de acuerdo al área en que se esté desempeñando de la siguiente forma.

 Servicios Generales

La auxiliar/higienista, está en la obligación de mantener el consultorio en inmejorables condiciones, para ello existen labores que se realizaran a diario, otras de manera semanal y otras una vez al mes, todas ellas y sus intervalos de tiempo están diseñados para garantizar la asepsia del lugar.

Las labores que se realizarán a diario son las siguientes:

1. Lavar el baño de la clínica

2. Limpiar los sitios susceptibles a aparición de humedades como son debajo de los lavamanos y lavaplatos

3. Barrido de toda la clínica

4. Trapeado de toda la clínica

5. Sacudir el polvo de toda la clínica

6. Limpiar con sustancia rica en amoniaco los vidrios tanto de puertas de acceso, divisiones, escritorio y puertas de gabinete

7. Lavar, secar y esterilizar tantas veces sea necesario el instrumental se manera amplia pero mesurada permitiendo la acumulación de instrumental para esterilizar hasta que haya suficiente y no se encienda en equipo por menos

8. Limpiar las unidades con los líquidos especialmente diseñados para garantiza la bioseguridad de las mismas tantas veces sea necesario

9. Organizar cafetería (no dejar vasos, platos y demás enceres sucios)

10. Mantener apagados todos los equipos que no se estén usando teniendo especial cuidado que al salir de la clínica no quede ninguno encendido

11.  Sacar la basuras de baño, sala de espera, oficina y canecas del área clínica

En cuanto a las labores que se realizaran una vez a la semana (el día lunes) sin las siguientes:

1. Limpiar la biblioteca un libro a la vez

2. Limpiar interior de todos los cajones de la clínica

3. Levantar acetatos (cubre alfombra) y limpiarlos

4. Limpiar interior de lugar de ubicación de computador y fax  de recepción

5. Lavar sillas de recepción, oficina y radiología

6. Lavar canecas de basura

Y finalmente las labores que se realizaran una vez al mes son:

1. Siliconar las silla de cuero de oficina

2. Lavar Nevera

3. Limpieza de zonas de Bajo acceso (detrás y debajo de muebles)

4. Limpieza de las lunas de las lámparas de techo

Labores Administrativas

• Manejar de manera adecuada los diferentes sistemas de bases de datos de tal forma que se use información veraz y actualizada de los pacientes que se están tratando.

• Hacer y recibir las llamadas pertinentes a la clínica, sus pacientes y proveedores

• Llevar la agenda electrónica de manera ordenada y actualizada siempre

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• Hacer y recibir llamadas solicitadas

• Comunicarse con los Laboratorios dentales, entregar y recibir los trabajos odontológicos, y será responsable de la oportuna entrada y salida de los mismos, así mismo existe un registro escrito de entradas y salidas de trabajos el cual debe ser llenado completamente.

• Las agendas deben llevarse al día totalmente y todas y cada una de las citas que se den deben estar relacionadas, además debe existir allí mismo el reporte de asistencia de los pacientes de la siguiente manera: [Hora] [Nombre del Paciente] [Teléfonos del paciente] [“asistió” o “no asistió” según la situación]

• Mantener el consultorio dotado de material, es obligación de la auxiliar informar cuando las existencias de cualquiera estén bajas.

• La constante comunicación de la auxiliar con los doctores es de vital importancia. Vía celular o teléfono, los datos de localización deberán ser solicitados por la auxiliar.

• Igual que los materiales, la auxiliar debe estar pendiente cuando alguno de los formatos de papelería se agote para así proveer de más. Los formatos de papelería son:

• Historias clínicas

• Control de laboratorios

• Kardex de Pacientes

• Control de horas

• Mantenimientos

• Lista de paciente no asistentes

• Control de actividades

• Inventario de insumos

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