Manual de funciones para Secretaria - Recepcionista

La secretaria dentro del esquema de labores en implanDent es eje fundamental del funcionamiento de la clínica dado que la exposición del cargo a los pacientes es amplia y de ella depende la primera impresión que estos tengan de la clínica, no solo en persona, ya que al entrar cualquier persona a la clínica es la primera persona con quien tendrá contacto, sino también telefónicamente.
En resumen en este cargo recae la atención y buen servicio inicial que reciben tanto pacientes reales como potenciales; permitiendo así ofrecer servicios de muy alta calidad.


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RECEPCION
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Atención a personas entrantes
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Toda persona que se acerque a la recepción es susceptible a ser paciente de la clínica aunque su intención sea otra por tanto toda persona que entra a ImplanDent deberá ser atendida de forma inmediata, amable y cordial permitiendo ver que se encuentra en un sitio donde el calor humano, y la sensibilidad a los problemas que lo aquejan son importantes para nosotros.

Se intentará dar respuesta inmediata a sus inquietudes teniendo en cuenta que no se manejan costos de tratamiento en recepción o sala de espera, mas sin embargo si no se puede dar respuesta por desconocimiento o por no haber disponibilidad de esa información se intentará resolver en el menor tiempo solicitando el respaldo a quien tenga el conocimiento (Auxiliar Higienista o Doctor) para resolver la duda que se manifiesta.

La razón por la cual no se maneja información económica es porque de un paciente a otro podría diferir el precio de un tratamiento y si se maneja información de este tipo en esta zona se cruza información entre los pacientes creando confusión y sensación que se le está cobrando más

Se invitará a sentar dentro de la sala de espera a aquellas personas que deban aguardar ofreciéndoles siempre revistas impresas para leer indicando que son las últimas ediciones,  ofreciéndoles el ipad donde encontraran las ultimas ediciones de las revistas digitales, también la opción de navegar en internet, como también ver películas o jugar. SIEMPE se les ofrece una bebida como Té, café, aromática o agua y si el caso lo amerita se les ofrecerá televisión, y acceso al computador de radiología como estación para navegación de internet.

 

Atención a pacientes de primera vez
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Estos pacientes merecen especial cuidado por tanto su manejo está determinado por el documento llamado “Normativa para pacientes de primera vez” el cual deberá ser solicitado por usted si este no ha sido proporcionado con anexo a este documento.

Al solicitarles los datos personales a los pacientes, sea cuidadosa y hágalo con mucho tacto ya que información como el estado civil y la edad son datos que de no ser preguntados con cautela podrían herir la susceptibilidad del paciente, además a la hora de solicitar el correo diríjase al paciente con un papel y lapicero para que el mismo escriba su correo electrónico así se evitaran errores, esto es de suma importancia ya que a la hora de enviar información a los correos que nos suministran los pacientes la mayoría están mal escritos y la información jamás es recibida.

 

Atención de llamadas entrantes
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Es obligación de la secretaria atender las llamadas entrantes de las líneas telefónicas de la clínica ImplanDent y del celular personal del Doctor (cuando se encuentre en consulta), Crear y mantener un registro claro y preciso de las llamadas entrantes.
Se debe filtrar adecuadamente las llamadas que van a ser pasadas al Doctor argumentando que Él se encuentra ocupado (así no lo esté):

.:.       Llamadas de pacientes que se soliciten información no se pasan, la información se le provee al paciente (excepto económica) de manera clara, si se desconoce del tema se comunicará con una auxiliar/higienista o en ultima instancia con el Doctor.

.:.   Las llamadas del exterior si es pertinente serán comunicadas con el doctor

.:.   Toda llamada de proveedores será filtrada y nos se pasan a menos que sea absolutamente necesario.

.:.   Las llamadas personales deberá ser consultado el Doctor si la recibe o no

.:.   Las llamadas de publicidad nunca las recibe el doctor, mas sin embargo se les provee el correo electrónico para que envíen información, promociones, propuestas y demás elementos que ellos argumenten ofrecer.

.:.   SIEMPRE que el Doctor este en consulta la llamada será filtrada y tomado el registro.

.:.   Toda llamada filtrada deberá quedar reportada en el registro de llamadas con TODA la información para de ser necesario devolver la llamada (fecha, hora, nombre, empresa, asunto y teléfonos)

Cuando se contesta una llamada de los teléfonos de la clínica se saluda: “Clínica Odontológica ImplanDent, Buenos Días/Tardes, Habla con [su Nombre], en que le puedo ayudar?” 
Cuando se contesta el celular del Doctor se saluda: “Buenos Días/Tardes, Habla con la secretaria del Dr. Quintero en que le puedo ayudar?”

Al hablar con cualquier persona su tono de voz deberá ser Dulce y Amigable pero a la vez  firme denotando seguridad en la información que se va a proveer.

 

Realización de llamadas telefónicas
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Es obligación de la secretaria realizar toda llamada de orden profesional y personal que le sea solicitada para lo cual una vez sea contestada por el interlocutor, se informara que la llamada se escalará al Dr. Héctor Andrés Quintero informando previamente de donde se le está llamando.
Si una llamada es solicitada y no es posible establecer la comunicación se insistirá a lo largo del tiempo hasta que se establezca la comunicación, llamadas no respondidas se repetirán entonces hasta que se logre el objetivo SIN EXCEPCIÓN.

 

Confección de directorios telefónicos
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La labor con los directorios telefónicos es bidireccional, una corresponde a la creación y complemento del directorio de la clínica (confeccionado en una agenda escrita); y la segunda al protocolo de búsqueda de información para llamar a cualquier individuo o empresa
A lo largo del tiempo se han venido construyendo una agenda escrita los con los números telefónicos de las llamadas realizadas a proveedores, empresas, y particulares el cual será complementado cada vez que lo amerite. Por ejemplo si se llama por primera vez a un proveedor y este teléfono no proviene de alguno de los directorios, este número será anotado en el directorio
Generalmente cuando se solicita una llamada (diferente a paciente) el orden de búsqueda del número es primero el directorio de la clínica, registro de visitadores, tarjetero y finalmente directorio telefónico normal e internet

Es necesario que alimente en forma eficiente la agenda telefónica de la clínica ya que así podrá encontrar la información más rápidamente cuando la solicite.

 

Brindar información general y especializada
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Brindar la información general (telefónica o personal) con términos comprensibles para los pacientes de aquellos procesos clínicos de conocimiento general pero evitando entrar en detalles de alta especificidad que conlleven a temor o duda de quién pregunta. Los términos que puedan producir angustia a un paciente (Dolor, aguja, etc.) deberán ser evitadas en la terminología de fuera de consulta
No hable de lo que no se sabe! Es preferible sugerir a quien pregunta que espere al profesional encargado.

 

Manipulación de Correspondencia
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Recibir y direccionar la diferente correspondencia que llega la recepción con destino al Dr., al consultorio 205, 206 y 207.
La correspondencia será entregada EN LA MANO del Doctor sellada. Recibos de servicios públicos se insistirá al Doctor que los abra y regrese a la secretaria para que sean clasificadas.

 

Pago de recibos y cuentas pendientes
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Todo recibo de servicio público, pago, cuentas pendientes, etc. Será recogido y organizado por fechas por la secretaria. Oportunamente se informara de los recibos que están por vencerse para ser cancelados pasando un informe semanal (lunes a las 8 de la mañana) donde estará relacionados los que se vencen en el transcurso de la semana, y desde 3 días antes se recordaran los que están por vencerse insistiendo hasta que sean pagados. Aunque en la mayoría de casos el pago se puede realizar de manera electrónica por el Doctor Mediante el datafono o por internet, si necesario el desplazamiento a las oficinas para ser realizado, este se llevara a cabo por la secretaria en momentos donde no se traumatice el desarrollo de la consulta

 

Administración de Agendas
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Es obligación de la secretaria organizar y agendar TODAS las citas, compromisos y viajes que tengan los profesionales de tal modo que el tiempo se distribuya de manera eficiente considerando siempre el tipo de tratamiento, tiempo que se necesita (preguntar al Dr.), categoría de la cita (las citas de CONTROL son solo de 30 minutos mientras que las normales de tratamiento normalmente son de 1 hora), tiempos de desplazamiento en aquellos compromisos que sean fuera de la clínica, y la disponibilidad de espacios y unidades.
La ubicación de los pacientes en agenda deberá ser concéntrica, es decir la primera cita de una jornada se ubica en la mitad de la agenda. De la segunda en adelante se ubicaran en los espacios contiguos a esta cita de modo que quede la menor cantidad de espacios en blanco.
Ubicar pacientes dispersos en la agenda es el modo más ineficiente de realizar esta labor.
Es obligación de la secretaria entregar dos días antes el cuaderno de agendas a las auxiliares esto con el fin de que ellas lo revisen, si hay trabajos de laboratorio esos pacientes serán subrayados y devueltos a la secretaria para que ella se comunique con los respectivos laboratorios y acuerde con ellos la llegada de esos trabajos finalmente se pasara al Dr. para que él apruebe su confirmación.  
Al inicio de cada jornada, entiéndase a las 7:30 am y a las 2:00pm al Doctor Héctor Andrés Quintero Tamayo se le entregara la agenda de la jornada en curso y la inmediatamente suguiente. se escribirá en el formato adecuado de manera organizada, con hora, nombre del paciente/compromiso y explicación del mismo (que procedimiento por ejemplo), además si el paciente NO tiene carnet, se coloca el numero de la historia clínica.
Solo se colocará un paciente de control por día a menos que se autoricen mas pacientes
Hablar con anterioridad con Dra. Lina María Quintero, por lo menos con un mes,  para definir y confirmar las fechas de apertura de agenda de ortodoncia de modo que se puedan organizar los pacientes adecuadamente.

Solicitar la agenda de los pacientes de Bogotá 2 semanas antes.

 

Confirmación de Agenda
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Al inicio de cada la jornada, sea de la mañana o de la tarde se entregara por escrito la agenda de la jornada siguiente al Doctor Quintero, previamente aprobada por las  auxiliares-higienistas (ellas establecerán y confirmarán en conjunto con la secretaria-recepcionista que los trabajos de laboratorio de los pacientes que allí aparecen se encuentren en la clínica a la hora que el paciente llega).
El  Doctor revisara y aprobara la agenda y se entregara a la secretaria para su revisión.
Finalmente será revisada en recepción de tal modo que todo paciente que asista a consulta tenga el espacio de tiempo suficiente, el trabajo de laboratorio esté en consulta o se confirme que llegará a tiempo, y que los recursos de consulta sean suficientes para atenderlo.
Una vez realizados estos pasos se procede a confirmar telefónicamente la citas de cada paciente llamando de preferencia desde el teléfono fijo al fijo del paciente, como segunda opción al celular de este prefiriendo los que sean del mismo operador del teléfono de la clínica y por último los celulares de otros operadores.
La llamada deberá ser corta, concisa pero a la vez amable, cordial, clara y concreta en donde se le recuerda al paciente la cita que estableció, de ser necesario se realizan los ajustes en horario si así se determinó en el análisis anterior
EVITE A TODA COSTA QUE EL PACIENTE LA CANCELE O LA APLACE, más sin embargo esto es potestad del paciente.
Si una cita se debe correr por elección del Dr. Se deberá tener cuidado de permitir que se moleste el paciente usando argumentos para correrla que sean conciliadores y de fácil disculpa del paciente para con nosotros. En algunos casos la habilidad de quien confirma la cita es fundamental para adelantar o postergar una cita haciendo que el mismo paciente sea el que lo realiza.
Las citas que no sean de paciente como son las de proveedores, visitadores, o demás, se confirmaran si es indispensable que asistan de lo contrario no se confirman
La única razón por la cual la agenda no se entrega al Dr. Es por orden expresa del mismo y la responsabilidad de organización recae en la secretaría-recepcionista quien debe cumplir la labor en lugar del Dr.

 

Registro de aplazamientos de citas 
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Responsabilidad de la secretaria construir un registro de aquellos pacientes que incumplan o cancelen frecuentemente citas. Aquellos pacientes que después de una 3ra vez aplacen la misma cita deben ser tenidos en cuenta bajo un criterio de incumplimiento y debe hacerse un registro en su historia clínica.
Toda cita cancelada, aplazada o no cumplida genera anotación en la Historia clínica en la evolución.

 

Gestión de a la administración del edificio 
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Pagar mensualmente administración en el banco AV Villas antes del 15, y después de confirmado el pago, solicitar en Administración Paz y Salvo de los consultorios 205- 206 -207 y parqueaderos 84 – 65 para luego archivarlo en la carpeta de administración.

 

Backup de equipos
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Ya no se hacen los Backup ya que el computador los realiza automaticamente

 

Llenar registros de ImplanDent
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Registrar y velar que sea llenado en el respectivo formato todas las llamadas realizadas a cualquier operador de celular.
Registrar en el respectivo formato el estado de cuenta y saldo de minutos a celular.
Registrar y velar que sea llenado en el debido formato las labores realizadas a diario, semanal y mensualmente.
Velar que sea llenado el registro de materiales especiales que se encuentra en el cuaderno azul
Llenar de registro de carnets entregados
Llenar de registro de Visitadores
Llenar de registro de llamadas entrantes
Registrar y velar que sea llenado los diferentes inventarios
Y todos aquellos registros que sean necesarios crear para el buen funcionamiento de la clínica

 

Gestionar Trabajos de Laboratorios
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Enviar y recibir los diferentes trabajos de laboratorio los cuales deberán ser entregados por las auxiliares e higienistas empacados con sticker de color que identifique a que laboratorio deberá llegar.
Estar pendiente de los trabajos que se envíen al laboratorio adecuado
Llevar el control de la llegada de cada trabajo corroborando que corresponda a la fecha de cita del paciente. Una vez llega de descarga del ImplanDent soft.
La secretaria-recepcionista NO realiza, digita o imprime órdenes de laboratorio, esta es labor de seguimiento clínico que realiza el personal de esta área

 

Realizar pedidos
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Efectuar pedidos previa cotización y comparación de precios y calidades a los diferentes proveedores es fundamental para cuidar las finanzas de la clínica así como la calidad del servicio que préstamos; se realizara siempre y cuando exista  autorización expresa del Doctor. Héctor Andrés Quintero Tamayo.

 

Elaboración de documentos
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Redactar e imprimir diferentes cartas y oficios, informes, actas y demás documentos, Cuadros de texto en Excel para los diferentes controles de inventarios y cuentas.

 

Maneja y gestionar computador de recepción (Responsabilidades)
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La responsabilidad de manipulación del computador es enteramente de la secretaria. El uso adecuado con ánimo estrictamente laboral es obligatorio.
Está terminantemente prohibido el copiar, duplicar, difundir o distribuir la información que en el reside por cuanto que es propiedad intelectual de la clínica odontológica ImplanDent en cabeza del Dr. Héctor Andrés Quintero como representante legal, además la información de historias clínicas legalmente es considerada documento privado que contiene datos personales de uso clínico exclusivo. TRASGREDIR ESTA NORMATIVA ES DELITO Y CAUSAL DE DESPIDO.
Atreves del software ImplanDent Soft se administran las historias clínicas de los pacientes cuyos datos personales deberán ser llenadas por la secretaria. De la misma manera la impresión de recibos financieros, manuales, encuestas, hojas de finalización, consentimientos informados, hojas de recomendaciones  y confección dirigida de órdenes de radiografías, órdenes para remisión y órdenes para medicamentos serán realizados por la secretaria.
De orden clínico el único elemento que la secretaria deberá realizar es la evolución de los pacientes que cancelaron consulta, aplazaron la cita o no asistieron, diligenciando entonces con fecha y hora el evento refiriendo los hechos por completo y de nuevo cuando fue citado el paciente.
La agenda se llevará en Outlook y es privada, por tanto sus datos son conocidos solo por el personal de la clínica y a quienes interese.
El entrenamiento en el sistema de pagos no presenciales (pagos con tarjeta de crédito de pacientes del exterior) son un sistema complejo con una responsabilidad enorme y que necesita entrenamiento personalizado. Solicítelo!

 

Escanear Presupuestos
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Todo paciente al que se le ha realizado una valoración se le entrega una hoja con su respectivo presupuesto, una copia de el se queda en la oficina como soporte del mismo el cual recogerá la secretaria para ser escaneado y guardado
Al momento de escanear un presupuesto de valoración se debe realizar lo siguiente: ubicar la hoja de presupuesto en el escáner boca abajo. En el escritorio de la pantalla se busca el icono EPSON Scan, se da doble clic, luego aparece una pantalla, se da clic en Escanear, al terminar de escanear el programa el documento, se abre automáticamente la carpeta de imágenes con la imagen del documento escaneado, se le debe cambiar el nombre de acuerdo a la fecha y nombre del paciente.
Si la valoración es de ortodoncia el formato del nombre es: “L”, “año-mes-día”, “nombre del paciente”.
Si es valoración normal el formato es “año-mes-día”, “nombre del paciente”.
Cada vez que un presupuesto sea escaneado se colocara con el sello la fecha en la que le fue escaneado, además deberá ser guardado en la carpeta “Presupuesto escaneados” nunca se utilizara un presupuesto como hoja de reciclaje.

 

Labores varias 
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Tener el área siempre en absoluto orden 
Sacudir y limpiar con trapo húmedo todas las superficies y muebles.
Colaborar con el aseo general de oficina, recepción y sala de espera.
Revisar periódicamente que los materiales y elementos estén completos.
Tener el área de la cafetería impecable
Realizar el mantenimiento de la cafetera de la siguiente manera: llenar la jarra con una parte de vinagre blanco y tres partes de agua fría, vierta la mezcla de agua y vinagre en el tanque, no agregue café molido, encienda la cafetera y deje verter la solución de agua y vinagre a la jarra. Repita hasta que no salga líquido amarillo si es necesario. 
Mantenga ordenado los cajones del escritorio de la recepción, no coloque objetos personales dentro ya que estos son de uso exclusivo de las herramientas de la recepción.
No deje alimentos perecederos dentro del closet que le fue asignado para guardar sus cosas personales. 
Y todas aquellas labores adicionales que sean necesarias para el buen funcionamiento de la clínica aunque no estén plasmadas aquí

 

Manejo de la fuente
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Todos los días se encenderá y apagara la fuente en el momento de ingreso y salida de la clínica.
Para prenderla se deberá humedecer las piedras con el atomizador asignado para tal fin, luego se encenderá y con el mismo atomizador se le hará seguimiento a las zonas donde el agua salpique, allí se aplicara agua de modo que deje de salpicar.
El mantenimiento de la fuente es semanal mediante el cambio de agua y la colocación de perlas cloradas para evitar que coja mal olor el agua y mensualmente deberá lavarse completamente la piedra para evitar el crecimiento de lama sobre ellas


Inventario de Aditamentos
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Es responsabilidad de la Secretaria-Recepcionista llevar el inventario de aditamentos en compañía de la auxiliar de odontología, el buen manejo de este libro dependerá de que se anote correctamente la entrada y salida de cada aditamento, a la hora de llegar un pedido, en el cuaderno azul debe quedar registrado la fecha, el nombre del aditamento y la referencia. A medida que se vallan utilizando los aditamentos se les debe dar salida colocando la fecha y el nombre del paciente al cual le van a colocar el aditamento y por ultimo lo revisa y lo firma el Dr. 

 

Inventario y entrega de tapabocas 
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De la mitad para adelante del cuaderno de aditamentos (cuaderno azul) se encuentra el inventario y registro de tapabocas, es función de la secretaria llevar este registro de la siguiente manera: Cada vez que llegue un pedido de tapabocas es necesario registrar  la fecha y la marca para que así cada que se solicite un tapaboca, se pueda anotar la fecha en que se entregó quien lo solicito  y además que la persona que lo recibió lo constate con su firma, esto ayudara al control y buen uso de los materiales odontológicos entregados por el Dr. 

 

Búsqueda de Cepillos para pacientes
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Todos los días, antes de cada jornada se buscaran los cepillos de los pacientes (los cepillos de la jornada de la mañana deberán ser buscados en la tarde antes de retirarse de la clínica, los cepillos de la jornada de la tarde deberán ser buscados antes de retirarse a la hora del almuerzo) ubique en la agenda aquellos pacientes que tienen cepillo entréguelos a las auxiliares, al final de cada jornada ellas deberán devolverlos para que usted los guarde donde corresponden.

 

Registro de tareas asignadas por el Dr. 
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Las tareas que le sean asignada a la secretaria-recepcionista deberán ser anotadas en el “registro de tareas asignadas”, esto con el fin de que ninguna tarea sea olvidada y poder llevar así un control de lo que está pasando con cada tarea que el Dr. Le solicite, en el cuaderno de registro deberá anotar el día que se impuso la tarea así como también el nombre especifico de la misma,  la evolución de la tarea y por ultimo un espacio que marcara con una X solo si la tarea está completa. 

 

Recepción de pagos
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El manejo de la parte económica de la clínica está en manos de la secretaria, es ella quien recibe el pago de los pacientes como también quien paga a los proveedores, contratistas y prestadores de servicios.
El ámbito financiero conlleva una responsabilidad que se traduce en confianza la cual es importante no defraudar, más sin embargo como respaldo a las transacciones realizadas en la clínica y como soporte para los pacientes el sistema ImplanDent Soft posee un módulo de soporte financiero el cual deberá ser usado en cada transacción de modo que quede respaldada por su respectivo recibo de caja.
Es así que se elaborará recibos de ingreso de dineros correspondientes a abonos realizados por pacientes llenando todos los datos en especial cuando los medios de pago no sean efectivos
Hay que tener en cuenta que los pacientes de ortodoncia tienen recibos especiales y que una confusión en la elaboración de los mismos conlleva a descuadre en caja.
Los recibos que sea necesario anular solo podrían serlo desde la central de datos a la cual solo el Dr. Tiene acceso
También se elaborará recibos de egresos de dineros correspondientes a pagos de cualquier índole, esto soportara la salida de dineros (Rodo pago deberá ser autorizado previamente por el Dr.)

 

Pagos con tarjeta 
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Para estos efectos se deberá usar el datafono. Para su uso deberá tener en cuenta que el hecho de ser inalámbrico implica que se puede llevar a cualquier parte de la clínica, pero siempre se debe verificar que la señal wifi sea adecuada para la conexión. 
Si es la primera vez que ve usted al paciente junto con la tarjeta solicite la cedula y corrobore los datos, pero si es paciente de confianza (conocido de hace tiempo o que no es la primera vez que realiza un pago con tarjeta) no la pida. Si tiene dudas solicite colaboración.
Solicite al Dr. o personal entrenamiento en el uso del datafono.
Incocredito provee de entrenamiento a todos los establecimientos de comercio y es responsabilidad de la secretaria asistir a ellos, estos entrenamientos son en manejo y seguridad con tarjetas.
Siempre a los pacientes se les solicita la firma del Boucher y se les entrega copia junto con el recibo de ingreso.
Los pagos con tarjeta son un recurso para que los pacientes puedan acceder a tratamientos sin el uso de dinero en efectivo, mas sin embargo para la clínica es inconveniente recibir las tarjetas ya que los dineros que entran con ellas son afectados con comisiones bancarias, retención en la fuente, reteica, impuestos sobre movimientos bancarios, etc. Por tanto si es posible motive al paciente para realizar su pago en efectivo.
Las tarjetas débito No se reciben excepto en los casos autorizados previamente por el Dr.; si algún paciente sugiere pagar con débito, invítelo a retirar el dinero en el cajero que se encuentra en el edificio, inclusive ofreciéndole compañía por seguridad si el monto de dinero lo amerita.

 


Cierre de Caja
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Es obligatorio realizar diariamente el cierre de caja el cual consiste en realizar la sumatoria de los recibos de ingreso más los dineros adicionales que se hayan proporcionado a la recepción menos la sumatorios de los recibos de egreso que se realizaron durante el día (todo por escrito)
El total de este resultado deberá coincidir con el dinero recaudado; se realizara el control diario y total con el Dr. Héctor Andrés Quintero.
Es recomendable Al momento de hacerse la entrega del informe diario del cierre de caja un registró global por escrito con las operaciones realizadas durante el día, para hacer de este un ejercicio; rápido, eficaz y de igual manera veraz. Asi que se se anotaran todos los ingresos y se totalizara, se hará el mismo procedimiento con los egresos para que la diferencia de estos dos procedimientos nos muestre el saldo que tendremos en la caja.

 

Reporte semanal de pagos 
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Es recomendable hacer un reporte al iniciar la semana de todos los pagos que se deberán realizar durante la semana donde se incluirán: servicios públicos, facturas pendientes por pagar y demás compromisos financieros que tengan fecha establecida de pago.

 


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SALA DE ESPERA
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Manejo de equipo radiográfico
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Cuando el Doctor le solicite encender el equipo radiográfico, se debe hacer de la siguiente manera: Encender el computador, se enciende el transformador mediante el accionar de un interruptor que se encuentra dentro del cuarto plomado, se enciende el equipo de rayos X, se conecta el sensor, se coloca dentro del posicionador que se ha solicitado (de lo contrario preguntar) y se cubre con un protector plástico transparente
Desde el computador abrir el programa de kodak (esperar a que cargue), cuando se haya abierto el programa de kodak, “abrir” la carpeta para buscar el nombre del paciente hasta entrar al gestor de radiografías
Con el mouse accionando el clic derecho sobre el icono en la parte inferior que representa el software de Kodak se despliega el menú secundario donde se solicita administrar, los dispositivos USB; se adjunta el “sensor RVG 6.x” las veces que se necesite hasta que el icono se convierta en rojo, y se informa que se puede usar.

 

Control archivo biblioteca
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Llevar un buen control de las carpetas que se encuentran en el Archivo, organizarlas en orden alfabético de acuerdo a su tamaño. 
Archivar documentos y Recibos de Ingreso o Egreso, Recibos de laboratorios e historiales de los pacientes de la clínica en orden numérico (N° de Cédula).
Este archivo de la misma manera es privado y el uso del mismo se restringe específicamente a las labores que ello demanda. No podrán consultarse ni retirarse documentos sin previa autorización.

 

Registro de Visitadores Médicos 
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Llevar un control adecuado como directorio y registro de los visitadores médicos para poder tener una base de datos veraz de todos nuestros proveedores. Este se hará la primera vez que un visitador médico venga a las instalaciones de la clínica y se registrara en un cuadro de Excel que se encuentra en Documentos, allí pondremos toda la información necesaria como: nombre, números  de contacto y que productos son los que nos ofrecen.


Gestionar los medios de entretenimiento de la clinica
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Cuando lleguen las revistas junto a la correspondencia estas se entregaran selladas al Doctor.
Toda revista que sea asignada a sala de espera deberá tener el stickers de la clínica
Estar vigilantes ante el posible hurto o pérdida de las revistas
Ordenar los revisteros cuando los pacientes se ausenten
Las revistas son para los pacientes, no para el personal de la clínica
Las revistas no deberán ser retiradas de la clínica sin autorización previa
En todo momento deberá esta encendido los televisores de la sala de espera y con los respectivos videos asignados a cada uno de ellos, la señal de televisión por cable solo se colocara si así lo solicita un paciente o por expresa petición o autorización del Dr.
El sonido del televisor solo se coloca en casos especiales, de lo contrario se coloca el sistema satelital de música
Solicite entrenamiento para la colocación de los videos de los televisores así también como encender y modular la música
El televisor que esta dirigido hacia el exterior de la clínica no se apaga al medio día.

 

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OFICINA
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Preparación de la oficina
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Preparar la oficina para la llegada del Dr., como también cada vez que sea necesario esto puede ser previo a una valoración o al recibir algún visitante cualquiera que sea su rango,
Se debe organizar escritorio limpiando el vidrio evitando que en él se encuentren huellas,
Recoger los elementos extraños en la oficina y ubicarlos en su respectivo sitio, si la persona que va a recibir el Dr. es de valoración se debe tener el televisor encendido en modo hb1 y la impresora debe tener hojas tamaño carta a demás todas las luces de la oficina deben estar encendidas. 

Una vez terminada alguna valoración recoger de la oficina la hoja de presupuesto y escanearla inmediatamente.

 

Alistar oficina para valoración
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Lo primero que se deberá hacer es retirar los objetos del escritorio que no correspondan (Sin refundirlos), para limpiar la superficie del vidrio utilice un paño limpio y seco aplique el limpiavidrios directamente sobre el paño para evitar que el líquido salpique sobre los equipos, encienda todas las luces de la oficina, encienda el TV en modo HVM1 y diríjase a la pantalla del computador de doble clic en Configuración de Pantalla para duplicar las pantallas (El cable amarillo debe estar conectado) para asegurarse de que  el procedimiento se hizo correctamente, lo que aparezca en el computador debe aparecer en el TV, en la tabla de notas que se encuentra en la oficina escriba claramente el nombre del paciente que se va a valorar el No. de registro y su ocupación si es posible coméntele al Dr. el tipo de valoración que solicita el paciente, abra la base de datos y busque el paciente a valorar,  Asegúrese de que la impresora este encendida y con hojas tamaño carta, la puerta de la bodega debe estar cerrada, el piso debe estar limpio al igual que las sillas. Cuando haga seguir al paciente cierre la puerta.

 

Elaboración de Inventarios
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Realizar periódicamente el inventario de los medicamentos, llevar control de ellos cuando retiren un medicamento del cajón para un paciente. 
Elaborar inventario de Cafetería y elemento de aseo, reportar faltantes.
Llevar el inventario de la papelería que se encuentra en recepción y oficina.

 


Marketing y Gestión de pacientes
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Gestionar la inclusión de pacientes que provengan de EPS mediante el ofrecimiento de portafolio de servicios a las diferentes entidades privadas y del estado buscando el aprovechamiento de los recursos de la clínica en contratos de prestación de servicio a entidades empresas, como la creación de convenios con fines de prestación de servicios odontológicos