12 de Septiembre del 2025

 

 

MODULO 1

AGENDA

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UBICACIÓN

 

La agenda del Dr. quintero se encuentra en internet y su operador es Outlook

Típicamente se puede acceder desde el escritorio de cualquier computador de la clínica haciendo doble clic en el enlace directo creado para tal fin, de no ser posible de accederá a través del cualquier navegador  a la siguiente dirección:

https://outlook.live.com/

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Dando Clic en “Inicio de sesión” y colocando el correo clinicaimplandent@hotmail.com y contraseña “HectorAndres2020”

Una vez adentro de Outlook buscara el botón de agenda, allí la encontrara

 

 

FORMATO

 

El formato para anotar una cita será el siguiente:

 

Nombre del paciente (Procedimiento que se le realizará) Número de teléfono (Nombre de quien asigno la cita - Fecha en que se dio la cita) comentarios adicionales

Ejemplo:

 

Gustavo Adolfo Ocampo (Exodoncia resto radicular #15-28-26) 3012143322 (Jessica - 28 Mar) Saldo 840.000

 

Nombre del paciente: Se colocará el nombre completo del paciente en especial que coincida con el como fue registrado en la Historia Clínica.

Procedimiento que se le realizará: si la cita es tomada telefónicamente se valorará a que categoría de cita corresponde, pudiendo ser Valoración (paciente que requiere una cita por primera vez, nunca a asistido a consulta con nosotros), Revaloración (Paciente que requiere una nueva valoración después de un año de no asistir a consulta con nosotros, este paciente si tiene Historia Clínica), Mantenimiento (paciente que solicita cita para mantenimiento de tratamientos realizados con nosotros después de haber cumplido el periodo de control, esta cita SI tiene costo), Control #X (paciente que solicita cita para mantenimiento de tratamientos realizados con nosotros durante el periodo de control, esta cita esta numerada dependiendo del control al que corresponda el cual no podrá ser mayor a 4, los cuales se asignas entre el primer mes, tercer mes, sexto mes y doceavo mes después de finalizar su tratamiento; esta cita NO tiene costo), Urgencia (paciente que tiene un accidente no relacionado a un tratamiento que se está ejecutando y solicita una atención inmediata; esta cita SI tiene Costo), o, un procedimiento especifico el cual será preguntado a el Dr encargado o su auxiliar (suele ser decidido al finalizar la cita del paciente)

Número de teléfono: Numero mediante el cual pueda localizar al paciente de manera oportuna, verifique si a través de este mismo numero puede comunicarse por whatsapp, de lo contrario agregue tantos números como sea necesario, separados por un guion

Nombre de quien asigno la cita: Nombre corto de quien asigno la cita

Fecha en que se dio la cita: fecha del día que se asigno la cita (día que llamo el paciente, o día en que se termino la cita anterior y se asignó la nueva, o le día en que el paciente reprogramo la cita)

Comentarios adicionales: en los comentarios adiciónales se colocan textos referentes a recordatorios de la cita, o eventos que sean relevantes como por ejemplo “Paciente Debe cancelar $200.000”, “Recordar al paciente traer la Radiografía”, “Solicitar reporte de endodoncista”, “Preguntar si desea realizarse el tratamiento”. Si no hay comentarios se deja en Blanco

 

 

CATEGORIZACIÓN Y ROTULACIÓN

 

Hay dos tipos de marcación que se realiza a la agenda: una de color y otra escrita:

 

De color:

Cuando se asigna una cita por defecto la cita queda de color Azul agua marina, una vez sea el caso al dar clic con botón secundario sobre la cita aparecerá un menú donde oprimirá “Categorizar” pudiendo allí seleccionar tres categorías diferentes:

• Rosa: Cuando la cita es para un profesional diferente al Dr. Quintero

• Azul: una vez se llama y se confirma de manera efectiva la cita se le marcara con este color

• Negro: si el paciente durante la comunicación para la confirmación aplaza o cancela la Cita será marcada de color negro (aunque sale de color gris)

 

Rotulación escrita:

Generalmente se agrega como explicación del comportamiento de la cita, como en el siguiente ejemplo:

 

ASISTIO Gustavo Adolfo Ocampo (Exodoncia resto radicular #15-28-26) 3012143322 (Jessica - 28 Mar) Saldo 840.000

 

Se coloca al principio del texto de la Cita y generalmente seria: ASISTO, NO ASISTIO, APLAZO, CANCELO, APLAZADO POR LABORATORIO, APLAZADO POR MATERIALES, APLAZADO POR EL DR.

 

• ASISTO: una vez el paciente llega a la cita se marca con esta palabra

• NO ASISTIO: Si el paciente fue confirmado, pero nunca llego a la cita

• APLAZO: si el paciente durante la confirmación informo que no podría asistir, pero reprogramo la cita (las citas aplazadas no se desplazan de la agenda, se debe crear una nueva en la fecha y hora que el paciente toma la nueva cita)

• APLAZADO POR LABORATORIO, APLAZADO POR MATERIALES: si durante la verificación de pacientes para la confirmación se determina que no se dispone del caso de laboratorio o de algún material se aplazará reprogramando de inmediato la cita con la mayor celeridad posible teniendo en cuenta que para la nueva cita si contemos con lo necesario pidiendo las excusas respetuosamente

• APLAZADO POR EL DR: En el caso eventual que el Dr. no pueda cumplir una cita se aplazará reprogramando de inmediato la cita con la mayor celeridad posible pidiendo las excusas respetuosamente

• CANCELO: paciente que informa no asistir a su cita, pero tampoco la reprograma, se debe indagar la razón y se deberá anotar en la sección de comentarios adicionales (es decir al final de la cita) y además se deberá registrar en el cuaderno de pendientes

 

ADMINISTRACIÓN DE LAS CITAS

 

1. A los pacientes de valoración se les ofrecerá citas de valoración de manera prioritaria ocupando los espacios disponibles e inclusive verificando la posibilidad de duplicar una cita, es decir ver dos pacientes a la misma hora (toda duplicación debe ser autorizada por el Dr.)

2. A los pacientes que llamen por teléfono para una cita de revaloración, control, y mantenimiento se les ofrecerá citas a partir de ocho días después.

3. Paciente que solicite cita de urgencia que esta en tratamiento se deberá anotar cual es el hecho que amerita la urgencia y se le informara que será consultado con el Doctor cual será el procedimiento a seguir y se devolverá la llamada lo antes posible para asignar la cita solicitada.

4. Paciente que solicite cita de urgencia pero que NO está en tratamiento se le asignara una cita en el siguiente cupo disponible al siguiente día. Si el cupo encontrado es para el mismo día deberá pedir autorización al Dr. para usar el espacio

5. No se asignas citas de orden publicitario o comercial a menos que el doctor disponga lo contrario en casos particulares

6. Todo paciente que solicite una cita al final deberá conseguirla

7. Cuando ofrezca citas proponga 2 opciones concretas: “viernes 10 de la mañana o lunes 3 de la tarde”; nunca ofrezca intervalos de tiempo: “El Viernes a cualquier hora de la mañana”, “A que hora le sirve del lunes que tengo la agenda vacía”

8. Procure ofrecer las citas al lado de otras citas, de tal manera que no queden espacios libres entre ellas, si lo hace desde el principio y de manera juiciosa cuando queden espacios ellos estarán ubicados al principio o al final de las jornadas permitiendo aprovechar ese tiempo en otras actividades

9. Solicite información respecto a la duración de las citas. Mas sin embargo ante la duda por defecto deberá asignar una hora por paciente, Excepto para los procedimientos titulados como Control y Mantenimiento

10. Toda Cita cancelada o aplazada permite que le sea programada otra en su lugar

11. Entodo caso en que un paciente cancele o no asista debera consignar en la historia clinica del paciente a manera de evolucion esta novedad

 

CONFIRMACIÓN

 

1. La cita de todo paciente será confirmada con un día de anticipación, excepto los pacientes del lunes los cuales serán llamados el viernes o sábado una hora antes del final de la jornada

2. A las 4:00pm todos los días se pedirá revisión por parte un doctor  para la confirmación del día inmediatamente posterior de tal modo que se pueda verificar cambios e incongruencias con su agenda personal.

3. Se solicitará revisión por parte del resto del personal para verificación de la disponibilidad de materiales y laboratorios para los pacientes que se van a atender. Si durante la verificación se determina que no se dispone del caso de laboratorio o de algún material se aplazará reprogramando de inmediato la cita con la mayor celeridad posible teniendo en cuenta que para la nueva cita si contemos con lo necesario pidiendo las excusas respetuosamente. Además, se asignará un nuevo paciente a ese espacio

4. Todo paciente que cancele su cita sin tomar nueva cita se le indagará cual es el motivo. Este paciente será registrado en el cuaderno de pendientes y se le informará al Dr.

5. Ante aplazamiento y cancelaciones intente llenar los espacios con otro paciente

6. Ante la necesidad de mover un paciente pida excusas por las dificultades causadas

7. Todo paciente que aplace una cita solo se le asignará para no menos de ocho días después así este libre la agenda. El paciente que reincide se le asignara en no menos de quince días

8. Si la cita es movida por nosotros, será reagendada con la mayor celeridad: si fue movida su hora en el día solo es suficiente mover la cita en la agenda, pero si es pasada para otro día será marcada la cita con el respectivo rotulo y se creara la nueva cita en el día y hora acordada.

9. Recuerde que el paciente siempre tiene la razón.

 

 

CONTINGENCIA Y EVENTUALIDADES

 

Ante la falta de internet deberá llevarse una agenda alterna durante estas situaciones la cual se obtendrá de un PC que si tenga conexión y se imprimirá o transcribirá. Posterior toda cita, y anotación se realizará manual en la nueva agenda para que cuando se recupere la conexión se ponga al día.

 

 

LISTA DE ESPERA

 

Se creará una lista de espera de pacientes que por diversos motivos sus citas hayan quedado lejos y deseen o requieran citas mas pronto. De esta lista en estricto orden saldrán todas las citas que se puedan adelantar, llenando con ellas cancelaciones y aplazamientos

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MANDAMIENTOS EN LA ASIGNACION DE CITAS

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1. Agenda lineal: no se pondrán citas a la misma hora excepto mantenimientos y controles (No puede haber 2 pacientes al tiempo).

2. Pacientes que cancelen su cita deberán ser reasignados mínimo 8 días después.

3. Cementaciones de coronas se deben asignar a las 8:00am, 10:30am o 3:00pm.

4. No debe haber espacios entre pacientes en la agenda.

5. Paciente que viene del exterior y que su estadía tiene tiempo limitado se deberá realizar reservas de espacio previendo la necesidad de atención y así evitando que se coloquen pacientes en estos espacios

6. Los pacientes a los que se les reserven citas NO deben saber que cuentan con estas reservadas.

7. Para pacientes de cirugía de IMPLANTES se debe apartar media agenda (excepto cuando es una repetición o garantía).

8. Tener en cuenta la tabla de tiempos para agendar el tiempo de duración de la cita.

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MODULO 2
COMUNICACIONES

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En la clínica Odontológica ImplanDent se cuentan con diferentes medios de comunicación entre ellos: teléfono fijo (606-7499595, 606-7348902), Teléfono Móvil (3182063085), WhatsApp (3182063085), y  correo electrónico (clinicaimplandent@hotmail.com, implandent@yahoo.com)
Para las comunicaciones en la clínica se han establecido diferentes protocolos a saber:

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LLAMADAS ENTRANTES

Toda llamada entrante a la clínica sin excepción, sea por teléfono fijo, teléfono móvil o llamada de WhatsApp, se le responderá mediante el siguiente patron:

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“Clínica Odontológica ImplanDent, Buenos Días/tardes/Noches, Hablas con SU NOMBRE, con quien tengo el gusto?”

 

Ejemplo

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“Clínica Odontológica ImplanDent, Buenos tardes, Hablas con Ana María, con quien tengo el gusto?”

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El objetivo de este patrón es informar a quien llama a que lugar se comunicó, quien esta hablando, saludar amablemente y además propone un inicio de conversación preguntando quien es el interlocutor con el que va a hablar.
Las llamadas entrantes de pueden clasificar en varios grupos así:

 

Llamadas de paciente.
Como su nombre lo indica son llamadas que realizan pacientes con múltiples fines, entre ellos: solicitar una cita, la cual se deberá asignar de acuerdo a los parámetros de la agenda; reasignar una cita, asegurándose cumplir con los parámetros de cancelación y aplazamiento de citas; buscar información, lo cual en el caso de desconocer las respuestas se procederá a comunicar a la persona idónea para solventar la duda, sea una auxiliar o un doctor, pero en la medida de lo posible se le dará curso de inmediato.

Llamadas de impulsadores comerciales
Estas llamadas en la mayoría de los casos las realizan con el fin de buscar una cita con el Dr. Para hacer ofrecimientos comerciales. A estas personas se les negará amablemente la comunicación con el doctor, y no conseguirán citas a menos que sean autorizados o pertenezcan a la lista de excepciones. (lista de excepciones: BH-Salud, BioHorizons, Colgate, Farpac, Oral-B)

 

Llamadas para el Doctor
Toda llamada sera filtrada preguntando inicialmente quien lo necesita, cual es el motivo de su llamada, y su numero para si es necesario devolver la llamada. 
Luego de obtener sus datos se le informa que el Doctor no esta disponible ya que se encuentra ocupado (así no sea cierto) y se procederá a tomar el mensaje para que una vez cuelgue la llamada se le informe al Dr. respecto a esta 

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Otras llamadas

 

 

LLAMADAS SALIENTES

 
Este tipo de comunicación es muy importante, Todo paciente será confirmada su cita con un día de anticipación, excepto los pacientes del lunes los cuales serán llamados el sábado una hora antes del final de la jornada. La importancia radica en que los pacientes están acostumbrados a que les recuerden sus citas con altelacion y permite realizar ajustes en la agenda de acuerdo al os espcios disponibles, la disponibilidad de labiratorios y recursos para sus citas, así como la disponibilidad del recurso humano (doctores y auxiliares).  Esta llamada deberá ser muy amable, clara y concisa y no se deberá convertir en una llamada para consultas

 

Llamadas para cotización de proveedores
Siempre que sea necesario consultar el consto de un material y su disponibilidad se realizara llamada a mínimo 2 proveedores del producto y se presentara al Dr. Un comparativo de los lugares con el precio, calidad y volumen del producto solicitado

Llamadas para solicitud de pedidos

Una vez se conoce el resultado del ejercicio de las cotizaciones se realiza el pedido aprobado solicitando al proveedor el costo de los productos solicitados y la fecha y hora de despacho, información que será entregada al Dr.

 

LLAMADAS PERDIDAS
 

Sin excepción toda llamada que se identifique como llamada perdida se devolverá lo mas rápido posible

PROTOCOLO EN LLAMADAS

• Use siempre su un mejor tono de voz, lo mas dulce y amable posible

• Sea rápida y concisa con sus llamadas, evite que la conversación se disperse a otros temas 

• Evite poner en espera a la gente por largos periodos de tiempo, permítase devolver la llamada

• Evite comentarios personales, de política o religión.

• Refiérase a las personas por su nombre anteponiendo Señor o seora, Don o Doña como señal de respeto

• Evite tutear, es decir evite el “TU” en su lugar use el “usted”

• No use lenguaje soez.

• Nunca le “tire el teléfono a alguien”

• Procure alimentar en la memoria del teléfono los nombres y números de loa nuevos usuarios de la clínica y los proveedores.

 

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PROTOCOLO DE WHATSAPP

 

• Use el WhatsApp web, es más cómodo que el del teléfono

• Aunque en algunos casos es el medio más fácil para comunicarse con las personas tiene una desventaja: las personas no responden rápidamente, o no responden aun cuando hayan visto el mensaje, por tanto, es el último recurso para confirmar pacientes

• Evite usarlo con fines lúdicos

• Sus respuestas deben ser cortas y concisas

• Responda todos los mensajes que lleguen

 

 

CORREO ELECTRONICO 
 

Mediante el mismo enlace que se usa para la agenda podrá acceder al correo electrónica, a través de él solo podrá leer los mensaje que nos sean enviado, ninguno será respondido a menos que el Dr lo solicite.

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MODULO 3

PASO A PAS0

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PASO A PASO DE ESCANEO DE PRESUPUESTOS

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1. Después de que el paciente ha ingresado a la primera o segunda cita de valoración, se busca el documento titulado como presupuesto.

2. Se escanea el presupuesto con el software  “Epson Scan 2” en formato jpg

3. Una vez escaneado el archivo quedará en la carpeta “Imágenes” donde deberá ser localizado

4. Al archivo se le debe cambiar el nombre, el formato para el nombre es:  año, guion, mes, guion, día, espacio y el nombre completo del paciente (ej. 2023-03-30 Zoraida Cardona Gaviria)

6. Se traslada el archivo a la carpeta de presupuestos ubicada en C:\Users\Hecto\OneDrive\IMPLANDENT SYSTEM\Fotos y escaneos\Presupuestos y se deposita en el año al que corresponde.

7. La hoja física del presupuesto se deberá archivar en la carpeta colgante de presupuestos el presupuesto previamente sellado con el sello fechador

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PASO A PASO PARA INGRESAR LOS ANEXOS FISICOS A LA BASE DE DATOS

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Se debe escanear los documentos anexos de toda historia clínica cuyo paciente haya finalizado el tratamiento odontológico.​

Los documentos que se deben escanearson los siguientes:

• Odontograma

• Encuesta de antecedentes personales

• Consentimiento informado general

• Finalización de tratamiento odontológico, carta de compromiso y garantía

• Firma del paciente

• Radiografías

 

Asi entonces se procede de la siguente forma:​

1. Se localiza el stickers con la numeración de documentos y se pegan a la hoja o radiografía a escanear

2. Con la impresora esté encendida. Se eleva la tapa de la impresora y se ubica la hoja.

3.  Se escanea el presupuesto con el software  “Epson Scan 2” en formato jpg (NOTA: Para el caso de RX se debe ajustar en “tipo de imagen” “escala de grises” y se escanea con la tapa abierta. El resto de los documentos se escanean a color con la tapa cerrada).

4. Una vez escaneado el archivo quedará en la carpeta “Imágenes” donde deberá ser localizado

5. Al archivo se le debe cambiar el nombre, por el mismo número del sticker

6.  Se traslada el archivo a la carpeta de presupuestos ubicada en C:\Users\Hecto\OneDrive\IMPLANDENT SYSTEM\Fotos y escaneos\Anexos Historia Clinica\DOCUMENTOS ESCANEADOS

7. Se ingresa al software de gestión de la clínica IDSoft

8. En la historia del paciente se selecciona el apartado Digitalizados y se da clic en Nuevo

9. Se coloca el número del archivo el cual corresponde al Número del sticker, luego en contenido se selecciona el nombre del documento y se coloca la fecha, finalmente se busca el archivo escaneado en C:\Users\Hecto\OneDrive\IMPLANDENT SYSTEM\Fotos y escaneos\Anexos Historia Clínica\DOCUMENTOS ESCANEADOS, se acepta el archivo y se da clic en el icono que esta abajo a la derecha

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Los documentos en físico que fueron escaneados deben archivarse hasta completar 300 hojas para posteriormente mandarse a empastar en forma de libro.

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PASO A PASO PARA PAGOS CON TARJETA DE CREDITO

 

El pago debe ser autorizado por el Doctor.

1. Ingresar al link: https://www.bhsalud.pagoagil.co y digitar siguientes datos. NOTA: En “valor a pagar” depende de cada paciente según el costo del tratamiento
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
    

2. Clic en pagar

3. Ingresar los datos requeridos como el teléfono personal del Doctor
   
   
   
   
   
   
   
   
    

4. En FORMA DE PAGO Seleccionar IPAY pago con tarjeta de crédito

5. Y en RESUMEN DE PAGO Dar clic en “Acepto” y “Pagar”

6. Ingresar los datos de la tarjeta del paciente tal cual como en la TC. NOTA: Modificar número de cuotas según preferencia del paciente.
   
   
   
   
   
   
   
   
   
    

7. Imprimir (3 veces) comprobante de pago y posteriormente dar clic en “regresar”

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Seguido, aparecerá el váucher de pago, se debe imprimir 3 veces por detrás de la hoja del comprobante de pago.

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1.  

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MODULO 4

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

 

GESTION DE CORRESPONDENCIA

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Recibir y direccionar la diferente correspondencia que llega la recepción con destino al Doctor, a la clinica o al la direccion Av. Bolivar #14 norte 80, consultorio 205, 206 y 207.
La correspondencia seráaechivada y clasificada, y toda al final del dia sera entregada EN LA MANO.

 

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DILIGENCIAR REGISTROS

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Registrar y velar que sea llenado de los diferentos formatos presentes los cuales son en su mayoria exigidos por secretaria de salud, seccional de salud, DIAN, CRQ.

 

 

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TRABAJOS DE LABORATORIO

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Enviar y recibir los diferentes trabajos de laboratorio los cuales deberán ser entregados por las auxiliares e higienistas empacados con sticker de color que identifique a que laboratorio deberá llegar.
Estar pendiente de los trabajos que se envíen al laboratorio adecuado
Llevar el control de la llegada de cada trabajo corroborando que corresponda a la fecha de cita del paciente. Una vez llega de descarga del IDsoft.
La secretaria-recepcionista NO realiza, digita o imprime órdenes de laboratorio, su trabajo de esta area es de seguimiento y control

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PEDIDOS

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Efectuar pedidos previa cotización y comparación de precios y calidades a los diferentes proveedores es fundamental para cuidar las finanzas de la clínica así como la calidad del servicio que préstamos; se realizara siempre y cuando exista  autorización expresa del Doctor Héctor Andrés Quintero Tamayo.

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ELABORACION DE DOCUMENTOS

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Redactar e imprimir diferentes cartas y oficios, informes, actas y demás documentos, Cuadros de texto en Excel para los diferentes controles de inventarios y cuentas.

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MANEJO Y GESTION DE LA INFORMACION

 

La responsabilidad de manipulación de la informacion general y en los computadores es enteramente de la secretaria. El uso adecuado con ánimo estrictamente laboral es obligatorio.

Está terminantemente prohibido el copiar, duplicar, difundir o distribuir la información que en el reside por cuanto que es propiedad intelectual de la clínica odontológica ImplanDent en cabeza del Dr. Héctor Andrés Quintero como representante legal, además la información de historias clínicas legalmente es considerada documento privado que contiene datos personales de uso clínico exclusivo. TRASGREDIR ESTA NORMATIVA ES DELITO Y CAUSAL DE DESPIDO.

Atreves del software IDSoft se administran las historias clínicas de los pacientes cuyos datos personales deberán ser llenadas por la secretaria. De la misma manera la impresión de recibos financieros, manuales, encuestas, hojas de finalización, consentimientos informados, hojas de recomendaciones  y confección dirigida de órdenes de radiografías, órdenes para remisión y órdenes para medicamentos serán realizados por la secretaria.

De orden clínico el único elemento que la secretaria deberá realizar es la evolución de los pacientes que cancelaron consulta, aplazaron la cita o no asistieron, diligenciando entonces con fecha y hora el evento refiriendo los hechos por completo y de nuevo cuando fue citado el paciente.

La agenda se llevará en Outlook y es privada, por tanto sus datos son conocidos solo por el personal de la clínica.

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DINERO
 

El manejo de la parte económica de la clínica está en manos de la secretaria, es ella quien recibe el pago de los pacientes como también quien paga a los proveedores, contratistas y prestadores de servicios.
El ámbito financiero conlleva una responsabilidad que se traduce en confianza la cual es importante no defraudar, más sin embargo como respaldo a las transacciones realizadas en la clínica y como soporte para los pacientes el sistema IDSoft posee un módulo de soporte financiero el cual deberá ser usado en cada transacción de modo que quede respaldada por su respectivo recibo de caja.

Es así que se elaborará recibos de ingreso de dineros correspondientes a abonos realizados por pacientes llenando todos los datos en especial cuando los medios de pago no sean efectivos.

También se elaborará recibos de egresos de dineros correspondientes a pagos de cualquier índole, esto soportara la salida de dineros (Rodo pago deberá ser autorizado previamente por el Dr.)

 

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Es obligatorio realizar diariamente el cierre de caja para el cual a lo largo del dia se llena en un cuaderno una contabilidad basica donde se registra los ingresos y egresos.

El total de este resultado deberá coincidir con el dinero recaudado; se realizara el control diario y total con el Dr. Héctor Andrés Quintero.
Es recomendable Al momento de hacerse la entrega del informe diario del cierre de caja un registró global por escrito con las operaciones realizadas durante el día, para hacer de este un ejercicio; rápido, eficaz y de igual manera veraz. Asi que se se anotaran todos los ingresos y se totalizara, se hará el mismo procedimiento con los egresos para que la diferencia de estos dos procedimientos nos muestre el saldo que tendremos en la caja.

 

 

 

ARCHIVO
 

Llevar un buen control de las carpetas que se encuentran en el Archivo, organizarlas en orden alfabético de acuerdo a su tamaño. 
Archivar documentos y Recibos de Ingreso o Egreso, Recibos de laboratorios e historiales de los pacientes de la clínica en orden numérico (N° de Cédula).

Este archivo de la misma manera es privado y el uso del mismo se restringe específicamente a las labores que ello demanda. No podrán consultarse ni retirarse documentos sin previa autorización.

 

OFICINA

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OFICINA
 

Preparar la oficina para la llegada del Dr., como también cada vez que sea necesario esto puede ser previo a una valoración o al recibir algún visitante cualquiera que sea su rango,
Se debe organizar escritorio y limpiar las superficies
Recoger los elementos extraños en la oficina y ubicarlos en su respectivo sitio, si la persona que va a recibir el Dr. es de valoración se debe tener el televisor encendido en modo espejo, la impresora debe tener hojas tamaño carta y la impresora de carnets debera estar prendida, además todas las luces de la oficina deben estar encendidas.

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Una vez terminada alguna valoración recoger de la oficina la hoja de presupuesto y escanearla inmediatamente.

 

 

MODULO 5

FUNCIONES POR MOMENTOS

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AL LLEGAR A LA CLINICA

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1. Encender el computador del laboratorio, computador de la oficina y los dos cumputadoes de la recepción

2. Encender el sistema de monitoreo: TV de la oficina, computador servidor (detras del tv) y configurar el software para verlas en el

3. Encender impresoras de la recepción y las dos de la oficina (epson y smart)

4. Encender y configural los televisor de la recepcion

5. Encender el equipo de sonido y desde el pc de recepcion y a travez de spotify poner música a un volumen medio en la recepcion.

6. Barrer y trapear oficina y recepción

7. Ordenar superficies (recoger el desorden aparente)

8. Encender luces: de recepcion, sala de espera, laboratorio y oficina

9. De acuerdo a los pacientes agendados se sacan del archivo las historias clinicas fisicas de los pacientes del dia

10. Entregar el radio al doctor antes de empezar la consulta  

 

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AL SALIR DE LA CLINICA

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1. Apagar el computador del laboratorio, computador de la oficina y los dos cumputadoes de la recepción

2. Apagar el sistema de monitoreo: solo se apaga el TV de la oficina

3. Apagar impresoras de la recepción y las dos de la oficina (epson y smart)

4. Apagar los televisor de la recepcion

5. Apagar el equipo de sonido.

6. Apagar luces: de recepcion, sala de espera, laboratorio y ofocina

7. poner a cargar el radio de secretaria y doctor en la estacion de carga

8. Sacar las basuras de las canecas de recepcion, sala de espera y oficina.

 

PARA HACER UNA VEZ CADA DOS SEMANAS

 

Labores que de preferencia se realizará el sabado

1. Mantenimiento a la cafetera

2. Arreglar en profundidad deoficina, bodega y baño

 

CUANDO LLEGA UN PACIENTE A LA CLINICA

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1. Dar la bienvenida: saludarle e invitarle a sentarse

2. Solicitar el carnet de la clinica al paciente

3. Informar al doctor y al personal de la clinica la llegada del paciente

4. Revisar si la Encuesta/consentimiento esta llena y firmada de lo contrario debera pedirle al paciente que la diligencie

5. Verificar que proceso administrativo tiene lugar con el paciente como podria ser tomar datos faltantes, recibir un pago, Solicitar y recibir un examen como tomografia o radiografia, etc.

6. Cambiar en agenda la cita por “CONFIRMADA” A “ASISTIÓ”

 

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CUANDO SALE UN PACIENTE DE CONSULTA

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1. Programar próxima cita:   a. atencion a la distancia de tiempo minima informada para la siguente cita; b. pregunta o verifica en la tabla el tiempo necesario que se debe asignar para la cita; c. verifica disponibilidad en la fecha y posterior en razon de las dos variables anteriores; d. se le ofrece al paciente un par de alternativas concretas para la cita; e.Se concerta y asigna la cita al paciente.

2. Dirigirse al sistema para sacar stiker de hora y fecha de  la cita y pegarlo al carnet

3. Entregar carnet con cita

4. Si es necesario entregar documentacion o firmar algun documento , agalo en este momento. por ej. Entregar un manual de mantenimiento y firma carpeta de entrega.

5. Si se termino algun tratamiento en el  paciente, dirigirse al sistema para dar por terminado, pasando de verde a rojo el tratamiento especificamente realizado

6. Confirmar que tenga todo el pago

7. Recordar guardar la historia fisica del paciente en el archivador.

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LECTURA DE TOMOGRAFIA

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1.  Al recibir una tomografía se lleva a la oficina y se conecta ls unidsd de DVD externa en el computador (no olvidar que tiene dos conectores)

2. Se introcuce el DVD en la unidad de lectura 

3. Se abre la aplicación VISION en el computador, del computador y se da clic en Tools y luego en import study

4. Se busca el nombre del paciente y se da clic en alguno de los estudios presentes

5. En el software se da Screen y luego Implant Screen

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PACIENTE ASISTE POR PRIMERA VEZ

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1. Cita de valoración

2. Se verifica si esta en el sistema

3. Se entrega presupuesto al paciente

4. Se valida si desea empezar el tratamiento

5. Se agenda cita

6. En la primera cita se hace historia clínica

7. Se agrega presupuesto al sistema

8. Se agrega plan de tratamiento al sistema